# AI-beleid [naam organisatie]

Versie 1.0 · Vastgesteld op [datum] door [directie] · Eigenaar: [naam, functie] · Volgende evaluatie: [datum, uiterlijk over zes maanden]

> Template van NinA AI Agency (nina-ai.nl). Vul alles tussen [rechte haken] in, schrap wat niet past en laat het geheel toetsen door je functionaris gegevensbescherming of jurist. Dit template is een vertrekpunt, geen juridisch advies.

## 1. Doel en reikwijdte

Dit beleid beschrijft hoe wij AI-tools gebruiken in ons werk: wat mag, wat niet, en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het geldt voor iedereen die namens [organisatie] werkt en daarbij AI-tools gebruikt, ook tijdelijke medewerkers, stagiairs en freelancers.

## 2. Uitgangspunten

1. AI ondersteunt, de mens beslist. De verantwoordelijkheid voor het resultaat ligt altijd bij een medewerker.
2. We zijn open over AI-gebruik, naar collega's en waar nodig naar klanten.
3. Privacy en vertrouwelijkheid gaan voor gemak.
4. We gebruiken AI waar het werk er beter of sneller van wordt, niet omdat het kan.
5. [eigen uitgangspunt]

## 3. Toegestane tools

Voor werk gebruik je alleen de AI-tools uit bijlage A, met je zakelijke account. Privé-accounts gebruik je niet voor werk. Wil je een nieuwe tool gebruiken, dan vraag je die aan bij de eigenaar van dit beleid. Die beoordeelt de tool samen met IT en de privacyverantwoordelijke.

## 4. Welke informatie mag waar in

We delen informatie in drie kleuren in:

| Kleur | Voorbeelden | In AI-tools? |
|---|---|---|
| Groen: openbaar | Website-teksten, gepubliceerde rapporten, algemene vragen | Ja, in alle tools uit bijlage A |
| Oranje: intern | Interne notities, concepten, procesbeschrijvingen zonder namen | Alleen in tools die in bijlage A als "intern" staan |
| Rood: vertrouwelijk | Persoonsgegevens, klantdossiers, salarissen, contracten, wachtwoorden, broncode | Nee, tenzij de tool in bijlage A uitdrukkelijk geschikt is voor deze gegevens |

Twijfel je? Behandel het als rood en vraag het na.

## 5. Controle door een mens

Teksten, berekeningen, code en adviezen die met AI zijn gemaakt, controleer je voordat ze naar een klant, kandidaat, leverancier of de buitenwereld gaan. Bij besluiten over mensen (zoals werving, beoordeling of klachten) neemt altijd een mens het besluit.

## 6. Rollen en verantwoordelijkheden

- **Eigenaar van dit beleid:** [naam, functie]. Houdt het beleid en bijlage A actueel.
- **Leidinggevenden:** zorgen dat hun team het beleid kent en volgt.
- **Iedere medewerker:** gebruikt AI volgens dit beleid en meldt twijfels of fouten.
- **[Functionaris gegevensbescherming / privacyverantwoordelijke]:** adviseert over persoonsgegevens.

## 7. Kennis en training

Iedereen die met AI-tools werkt, krijgt uitleg over wat AI kan, waar het fout gaat (zoals verzonnen feiten) en hoe je het veilig gebruikt. Nieuwe medewerkers krijgen dit bij hun start. [Beschrijf hier jullie training, bijvoorbeeld een jaarlijkse workshop en een korte e-learning.]

## 8. Transparantie

Gebruiken we AI in contact met klanten of kandidaten, bijvoorbeeld een chatbot of door AI opgestelde antwoorden, dan zijn we daar open over. [Beschrijf wanneer en hoe jullie dat melden.]

## 9. Incidenten en fouten

Zet iemand per ongeluk rode informatie in een AI-tool, of gaat er door AI iets mis richting een klant, meld het dan direct bij [naam of mailadres]. We kijken samen wat er moet gebeuren; melden is altijd beter dan verzwijgen.

## 10. Evaluatie

We evalueren dit beleid minimaal elk half jaar, en eerder als er nieuwe tools of regels komen. Wijzigingen communiceren we aan iedereen.

---

## Bijlage A: toegestane AI-tools

| Tool | Account | Voor welke informatie | Verwerkersovereenkomst | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|
| [bijvoorbeeld ChatGPT Business] | Zakelijk | Groen en oranje | [ja/nee, datum] | |
| [bijvoorbeeld Microsoft 365 Copilot] | Zakelijk | Groen, oranje [en rood?] | [ja/nee, datum] | |
| [tool] | | | | |

## Bijlage B: snelle checklist voor medewerkers

- Gebruik ik een tool uit bijlage A, met mijn zakelijke account?
- Is mijn informatie groen of oranje, en mag die in deze tool?
- Heb ik de output gecontroleerd voordat die naar buiten gaat?
- Neemt een mens het besluit als het om een persoon gaat?
- Twijfel ik? Dan vraag ik het na bij [naam].

---

Meer uitleg: https://www.nina-ai.nl/kennisbank/ai-beleid · Hulp bij je AI-beleid of een training voor je team: https://www.nina-ai.nl/ai-geletterdheid