AI per afdeling · operations
AI in operations: het werk loopt, ook als de planner op vakantie is
Voor operations, planning, logistiek en werkvoorbereiding: de afdelingen waar orders binnenkomen per mail, pdf en portaal, en waar de kennis in een paar hoofden zit. AI zet orders en aanvragen in je ERP, TMS of WMS, maakt een planningsvoorstel, bereidt het werk voor en schrijft de rapportage. De planner beslist.
- Van Berkel: 192 uur per maand terug
- Koppelt met ERP, TMS en WMS
- De planner beslist
- BinnenAanvraag per mail of formulierRuim 100 per dag
- AIGelezen en gefilterdWat is het, voor wie, hoe dringend?
- AIConcept in het eigen systeemAlle velden ingevuld
- MensMedewerker keurt goedUitzonderingen gaan naar een mens
- KlaarVerwerktKlaar voor de planning
Van Berkel: 192 uur per maand terug
Werkten met ons
01 / Wat het is
Wat doet AI in operations?
AI in operations neemt het werk over tussen 'er komt iets binnen' en 'het staat in het systeem en is gepland'. Orders, aanvragen en vrachtbrieven worden gelezen en in je ERP, TMS of WMS gezet. Er komt een planningsvoorstel op basis van alle data. Werkvoorbereiding en calculatie krijgen een eerste versie uit eerdere projecten. En de rapportage maakt zichzelf. De planner en de werkvoorbereider beslissen.
Operations leent zich goed voor AI. Het volume is hoog, het werk komt elke dag terug en fouten zijn duur: een verkeerd overgetypte order kost een rit, een levering of een klant. En er speelt nog iets. De kennis zit in een paar hoofden. De planner die weet welke chauffeur niet naar Duitsland wil. De werkvoorbereider die weet dat klant X altijd vergeet het formaat te noemen. Zijn die op vakantie, of over vijf jaar met pensioen, dan loopt het vast.
AI lost dat niet op door de planner te vervangen. Wel door zijn kennis vast te leggen, het overtypen weg te halen en hem een voorstel te geven waar hij op kan schieten. Hij beslist sneller, en zijn collega kan het ook.
01Orders en aanvragen
Mail, pdf, Excel of portaal: direct als concept in ERP, TMS of WMS.
02Planning
Een voorstel op basis van alle data. De planner beslist.
03Werkvoorbereiding en calculatie
Een eerste versie uit eerdere projecten en de prijslijst.
04Kennisborging
Wat in hoofden zit, staat ook in het systeem.
02 / Herkenbaar?
Het werk loopt. Zolang iedereen er is.
Operations draait op vakmanschap en overtypen. Het eerste wil je houden, het tweede niet.
Overtypen
“Orders komen binnen per mail, pdf en Excel. Twee collega's doen de hele dag niets anders dan overtypen.”
De planner wil op vakantie
“Hij heeft al drie jaar geen twee weken achter elkaar vrij gehad. Niemand anders snapt de planning.”
Het portaal van de klant
“Elke grote klant heeft een eigen portaal. Elke ochtend inloggen, downloaden, overtypen.”
De calculatie
“Een offerte voor maatwerk kost twee dagen. Alleen onze oudste werkvoorbereider weet hoe het moet.”
Statusvragen
“Waar is mijn levering? Twintig keer per dag, en voor elk antwoord drie systemen.”
De weekrapportage
“Op vrijdag een uur exporteren en plakken. Niemand leest verder dan de eerste pagina.”
03 / Case
Van Berkel Professionals: 192 uur per maand terug op aanvraagverwerking.
Bij Van Berkel Professionals kwamen aanvragen binnen per mail en via formulieren. Ruim 100 per dag. Elke aanvraag werd met de hand gelezen en overgetypt in het eigen systeem. Werk dat moest gebeuren, maar waar niemand beter van werd.
Nu wordt de inkomende stroom automatisch gelezen, gefilterd en weggezet in de eigen systemen. Een medewerker keurt elke aanvraag goed voordat hij verder gaat. Het resultaat: 192 uur per maand terug, zo'n twee fte aan capaciteit die nu naar ander werk gaat.
Wat dit soort processen zo geschikt maakt: het volume is hoog, de input is digitaal en je weet precies wanneer het goed is. Dat zijn de drie dingen waar we in elke AI Quick Scan naar zoeken.
01Volume
Ruim 100 aanvragen per dag.
02Wat AI doet
Lezen, filteren en wegzetten in de eigen systemen.
03Waar de mens zit
Een medewerker keurt elke aanvraag goed.
04Resultaat
192 uur per maand, zo'n 2 fte.
04 / Voor en na
Een week in operations, voor en na AI.
Zes taken zoals we ze in operations, planning en werkvoorbereiding bouwen. Bij de aanvragen staat een klantcijfer; wat de rest bij jullie oplevert, rekenen we uit met jullie eigen volumes.
- Van Berkel, aanvragen: 192 uur per maand
Een order of aanvraag per mail
Voorheen
Pdf openen, artikelen en aantallen overtypen in het ERP, adres checken.
Met AI
De order of aanvraag staat als concept in het systeem met alle gegevens. De orderdesk keurt goed, uitzonderingen apart.
De weekplanning
Voorheen
De planner puzzelt een dag in Excel en in zijn hoofd.
Met AI
Een planningsvoorstel op basis van orders, capaciteit, afspraken en voorkeuren. De planner schuift en beslist.
Een calculatie voor maatwerk
Voorheen
Twee dagen rekenen, leveranciers bellen, zoeken naar vergelijkbare projecten.
Met AI
Een eerste calculatie uit eerdere projecten, stuklijsten en de prijslijst. De werkvoorbereider controleert de aannames.
Werkvoorbereiding
Voorheen
Werkbonnen, materiaallijsten en instructies met de hand opstellen uit de order.
Met AI
Werkbon en materiaallijst als concept uit de order en vergelijkbare klussen. De werkvoorbereider vult aan.
- Indicatie: 3 tot 5 min per vraag
Waar is mijn levering?
Voorheen
TMS openen, vervoerder bellen, klant terugmailen. Twintig keer per dag.
Met AI
Het antwoord staat klaar met de actuele status uit het TMS. De medewerker verstuurt.
De weekrapportage
Voorheen
Exporteren, plakken, opmaken. Een uur op vrijdag.
Met AI
Leverbetrouwbaarheid, doorlooptijden en afwijkingen in één overzicht, met uitleg bij wat opvalt.
05 / Waar sta je?
Van losse ChatGPT-vragen naar orders die vanzelf het ERP in gaan.
In operations zit de waarde bijna altijd in fase 3 en 4: workflows en agents die in je ERP, TMS of WMS werken. Maar je begint niet met een agent. Je begint met een workflow die één ding goed doet, zoals orders inlezen. Klik door de fases.
Waar staan jullie? Klik op een fase.
- Zo ziet het eruit
- Mensen gebruiken ChatGPT of Copilot voor een mail of een samenvatting. Wie handig is wint tijd, de rest kijkt toe.
- Wat je nodig hebt
- Licenties, een paar spelregels en basiskennis van prompten.
- Wat het oplevert
- Persoonlijk en moeilijk te meten. De organisatie merkt er weinig van.
Ons advies als je hier staat
Zet je team in één middag op hetzelfde niveau. Daarna zie je vanzelf waar het werk blijft liggen.
06 / Kennisborging
Wat als de planner er niet is?
Elke operationele afdeling heeft er een. De planner die weet welke klant altijd een dag eerder wil, welke chauffeur niet naar Duitsland rijdt en welke machine op vrijdag kuren heeft. De werkvoorbereider die op een tekening in één oogopslag ziet wat er mist. Die kennis staat nergens. Tot ze er niet zijn.
AI helpt die kennis vastleggen, zonder dat iemand een handboek van tweehonderd pagina's hoeft te schrijven. We halen het uit wat er al is: eerdere planningen, oude calculaties, mails met uitleg, opmerkingen in het ERP. En we vragen het gewoon aan de expert, in gesprekken die we vastleggen en uitwerken tot regels. Past de planner een voorstel aan, dan leggen we vast waarom, zodat het volgende voorstel beter is.
Het resultaat is geen robot die de planning overneemt. Het is een voorstel dat de meeste vuistregels al kent, en een collega die de planning kan overnemen als het moet. De planner kan eindelijk op vakantie. En als hij terugkomt, ligt er geen chaos.
01Bronnen
Eerdere planningen, calculaties, mails en notities in het ERP.
02De expert
Gesprekken, vastgelegd en uitgewerkt tot regels.
03Elke aanpassing
Vastgelegd, zodat het volgende voorstel beter is.
04Resultaat
Een voorstel dat iedereen kan beoordelen, niet alleen de planner.
07 / Reken het uit
Wat levert AI op in jullie operations?
Drie getallen: hoeveel mensen er met orders, planning en werkvoorbereiding bezig zijn, hoeveel uur herhaalwerk per week, en wat een uur kost. Dan zie je de waarde per jaar en de capaciteit die vrijkomt.
Rekenhulp
Overtypen, zoeken, mails beantwoorden, rapporteren
Deel dat AI overneemt
We adviseren altijd op het verwachte scenario, nooit op het gunstigste.
Waarde per jaar
€ 264.960
Uren per jaar terug
5.888
3,5fte extra capaciteit, zonder iemand aan te nemen.
Dit past bij pakket M.
De besparing komt boven de 2x-drempel van € 192.000. In de Quick Scan rekenen we het na met jullie eigen processen.
Indicatie op basis van jouw invoer en de aannames hierboven. Geen offerte en geen belofte: de echte cijfers komen uit de Quick Scan.
08 / Zelf, tool of partner?
Excel en ChatGPT, een ERP-module of een AI-partner?
Drie manieren om operations slimmer te maken. Ze sluiten elkaar niet uit. Eerlijk naast elkaar:
| Excel en ChatGPT | Module van je ERP-leverancier | AI Partnership met NinA | |
|---|---|---|---|
| Wat het doet | Losse hulp bij een mail, formule of samenvatting | Functies binnen het ERP, zoals planning of berichtenverkeer | Orders, planning, werkvoorbereiding en rapportage over al je systemen |
| Leest mail, pdf en portalen van klanten | · | Vaak alleen gestructureerde berichten | ✓ |
| Werkt over ERP, TMS, WMS en mail heen | · | Binnen het eigen systeem | ✓ |
| Kent jullie vuistregels en uitzonderingen | Alleen wat je erin plakt | Wat je kunt instellen | ✓ |
| Wie bouwt en onderhoudt | Ieder voor zich | De leverancier of een implementatiepartner | Een vast team van NinA |
| Past bij | Losse vragen en analyses | Nette orderstromen, één systeem | Rommelige input, meerdere systemen, kennis in hoofden |
Schuif opzij voor alle kolommen →
Een ERP-module die het goed doet, moet je vooral gebruiken. Wij bouwen waar de input rommelig is of het werk tussen systemen loopt.
09 / Zo pakken we het aan
Van eerste gesprek tot orders die vanzelf binnenkomen.
Bouwen doen we binnen het AI Partnership. Je begint met de AI Quick Scan van € 6.000: één dag op locatie, en binnen een week weet je wat AI in jullie operations oplevert.
- 01
Kennismaking
Een kwartier
Waar komt het werk binnen, in welke systemen moet het landen, en wie is onmisbaar?
- 02
AI Quick Scan
Eén dag plus een week
We lopen mee op de orderdesk, bij de planning en in de werkvoorbereiding. Per stap drie getallen, per kans een business case, en een roadmap voor twaalf maanden.
- 03
Eerste proces live
Kwartaal 1
Vaak orders of aanvragen naar het ERP. Getest op honderden echte orders van vorige maand, met een medewerker die alles goedkeurt.
- 04
Uitrollen
Daarna
Planningsvoorstel, werkvoorbereiding, statusvragen, rapportages. Elke maand zie je wat het oplevert in uren en euro's.
10 / Cases
Orders, aanvragen en data met AI, in de praktijk.
11 / Vragen
Veelgestelde vragen over AI in operations.
Wat kan AI doen in operations?
AI kan in operations orders en aanvragen uit mail, pdf, Excel en portalen lezen en als concept in het ERP, TMS of WMS zetten, een planningsvoorstel maken, werkbonnen en calculaties voorbereiden uit eerdere projecten, statusvragen beantwoorden en rapportages maken. De planner en de werkvoorbereider beslissen. Bij Van Berkel Professionals levert alleen de aanvraagverwerking 192 uur per maand op.
Kan AI orders automatisch in ons ERP zetten?
Ja. AI leest de order uit de mail of bijlage, herkent klant, artikelen, aantallen en leverdatum, en zet een concept in het ERP. Een medewerker keurt goed. Orders die afwijken, zoals een onbekend artikel of een ongebruikelijk aantal, gaan apart naar een mens. Wat lang foutloos gaat, kan naar steekproeven.
Kan AI de planning maken?
AI kan een planningsvoorstel maken op basis van orders, capaciteit, afspraken met klanten en de vuistregels van de planner. De planner schuift, past aan en beslist. Volledig automatisch plannen raden we af: er zijn altijd uitzonderingen die alleen een mens goed weegt. Wel kan een collega de planning dankzij het voorstel overnemen als de planner er niet is.
Met welke ERP-, TMS- en WMS-systemen koppelen jullie?
Met ERP's zoals Exact, AFAS, SAP en Microsoft Dynamics, en met TMS'en en WMS'en die een API of export hebben. Daarnaast met mail in Microsoft 365 of Google Workspace, Excel en klantportalen. We bouwen meestal in n8n en waar nodig maatwerk. Voorwaarde is toegang met de juiste rechten.
Wat als een order er anders uitziet dan normaal?
Daar is AI juist goed in. Een vaste regel loopt vast als een klant een ander format stuurt; AI snapt wat er bedoeld wordt. Twijfelt de AI, of klopt er iets niet met de klantafspraken, dan gaat de order naar een mens met de reden erbij. Zo blijven de uitzonderingen bij de mensen die ze kunnen beoordelen.
Hoe leg je de kennis van ervaren collega's vast met AI?
Door te beginnen bij wat er al is: eerdere planningen, calculaties, mails en notities in het ERP. Daarnaast voeren we gesprekken met de expert, die we vastleggen en uitwerken tot regels en voorbeelden. Elke aanpassing die de expert daarna op een voorstel doet, leggen we vast. Zo groeit de kennis mee en hangt het werk niet meer aan één persoon.
Wat kost AI voor operations bij NinA AI?
Je start met de AI Quick Scan van € 6.000. Bouwen gebeurt binnen het AI Partnership: pakket S kost € 4.500 per maand (30 uur), M € 7.500 (50 uur) en L € 12.000 (80 uur), minimaal twaalf maanden. Wat live staat, valt onder een onderhoudscontract vanaf € 245 per maand, inclusief AI-verbruik: Brons draait op jullie eigen servers, Zilver en Goud op ons platform in de EU. Alle bedragen exclusief btw. We beginnen alleen als het hele partnership in het eerste jaar minstens twee keer de investering oplevert.
Vervangt AI de planner of de werkvoorbereider?
Nee. AI neemt het overtypen, zoeken en voorrekenen over en maakt een voorstel. De planner en de werkvoorbereider beoordelen, beslissen en lossen de uitzonderingen op. Wat we zien: dezelfde mensen kunnen meer werk aan, en de afdeling is minder kwetsbaar als iemand er niet is.
Verder lezen
- AI in de klantenserviceAntwoorden klaar voordat het ticket opent, ook op statusvragen.
- AI agentsDigitale collega's die plannen, uitvoeren en rapporteren in jullie systemen.
- AI PartnershipEen vast AI-team dat proces voor proces bouwt, meet en onderhoudt.
- Rapportages automatiseren met AIVan data tot verslag, met de cijfers uit de bron.
Een afdeling die ook draait als iemand er niet is?
Plan een kennismaking. We kijken samen waar orders, planning en werkvoorbereiding vastlopen, en wat AI daar oplevert.
01
Kennismaking
Een kwartier, vrijblijvend. Waar loopt het werk vast en wat wil je bereiken?
02
AI Quick Scan
Eén dag bij jullie op locatie. Binnen een week een business case en een roadmap.
03
AI Partnership
Een vast team dat bouwt, traint en elke maand laat zien wat het oplevert.
160+ organisaties · Sessies gewaardeerd met een 9,3 · Vanuit Amsterdam