Privacyverklaring | NinA AI Agency

NinA AI Agency (hierna: “NinA”, “wij” of “ons”) hecht grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten jij hebt. Deze verklaring is van toepassing op alle diensten die wij aanbieden via onze website www.nina-ai.nl en in het kader van onze dienstverlening.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en overige toepasselijke Nederlandse privacywetgeving.

1. Wie zijn wij?

NinA AI Agency is een in Amsterdam gevestigd bedrijf gespecialiseerd in kunstmatige intelligentie. Wij bieden drie kernservices aan: AI Knowledge (workshops, masterclasses en keynotes), AI Consult (strategisch advies) en AI Implementation (AI-automations, AI-agents en workflows).

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke:

Bedrijfsnaam: NinA AI Agency
Website: www.nina-ai.nl
E-mail: info@nina-ai.nl
Vestiging: Amsterdam, Nederland
KvK-nummer: 93390688

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

2.1 Gegevens die je zelf aan ons verstrekt

Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Bedrijfsnaam en functie
Inhoud van berichten die je via contactformulieren, e-mail of sociale media aan ons stuurt
Gegevens die je deelt bij inschrijving voor workshops, masterclasses of events

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

IP-adres
Browsertype en apparaatinformatie
Bezochte pagina’s en klikgedrag op onze website
Datum en tijdstip van websitebezoek
Verwijzende website (referrer URL)

2.3 Gegevens van klanten en opdrachtgevers

Contactgegevens van contactpersonen binnen de organisatie
Facturatiegegevens (bedrijfsnaam, adres, btw-nummer)
Communicatie en correspondentie met betrekking tot projecten en opdrachten
Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van AI-implementaties, consultancyopdrachten of trainingen

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op basis van de daarbij genoemde wettelijke grondslag:

3.1 Uitvoering van een overeenkomst

Het leveren van onze diensten (AI Knowledge, AI Consult, AI Implementation)
Het afhandelen van aanvragen, offertes en bestellingen
Het factureren van geleverde diensten
Het communiceren over de voortgang van projecten en opdrachten

3.2 Gerechtvaardigd belang

Het verbeteren van onze website en dienstverlening
Het analyseren van websitegebruik voor optimalisatie
Het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van fraude
Het onderhouden van relaties met klanten en partners

3.3 Toestemming

Het verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie over AI-gerelateerde onderwerpen
Het plaatsen van analytische en marketingcookies

Je kunt een gegeven toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

3.4 Wettelijke verplichting

Het voldoen aan fiscale bewaarplichten en andere wettelijke verplichtingen

4. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt.

4.1 Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Hiervoor is geen toestemming vereist.

4.2 Analytische cookies

Wij gebruiken analytische cookies om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat wij de gebruikerservaring kunnen verbeteren. Waar mogelijk worden deze cookies geanonimiseerd. Voor het plaatsen van analytische cookies vragen wij vooraf jouw toestemming via onze cookiebanner.

4.3 Marketing- en trackingcookies

Met jouw toestemming kunnen wij marketingcookies plaatsen om je relevante content en advertenties te tonen op andere platforms, zoals LinkedIn. Je kunt jouw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner op onze website.

5. Delen met derden

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij kunnen gegevens delen met:

Hostingproviders en IT-dienstverleners die onze website en systemen beheren
Boekhouding- en facturatiesoftware
E-mailmarketingtools (voor het verzenden van nieuwsbrieven, uitsluitend met jouw toestemming)
AI-toolproviders die wij inzetten bij de uitvoering van opdrachten (zoals API-koppelingen met AI-modellen)
Analytische diensten voor websitestatistieken

Met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om een passend beschermingsniveau te garanderen.

5.1 Doorgifte buiten de EU/EER

Sommige van onze dienstverleners en toolproviders zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In die gevallen zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC’s) of een adequaatheidsbesluit.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen hanteren wij:

Klantgegevens en projectadministratie: gedurende de looptijd van de overeenkomst en maximaal 2 jaar na beëindiging, tenzij wettelijk anders vereist
Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
Nieuwsbriefabonnees: tot het moment van uitschrijving
Websitestatistieken en cookiegegevens: maximaal 26 maanden
Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij je toestemming geeft voor een langere bewaarperiode (maximaal 1 jaar)

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of diefstal. Onder meer door:

Het gebruik van versleutelde verbindingen (SSL/TLS) op onze website
Toegangsbeperking tot persoonsgegevens op basis van noodzakelijkheid
Regelmatige updates en beveiligingspatches van onze systemen
Het gebruik van sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie
Bewustwording en training van medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

Recht op inzage— Je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
Recht op rectificatie— Je kunt ons verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
Recht op verwijdering— Je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen (“recht op vergetelheid”).
Recht op beperking— Je kunt ons verzoeken de verwerking van jouw gegevens tijdelijk te beperken.
Recht op dataportabiliteit— Je kunt ons vragen jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat aan jou of aan een andere partij over te dragen.
Recht van bezwaar— Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Recht om toestemming in te trekken— Als wij gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je deze op elk moment intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via info@nina-ai.nl. Wij reageren uiterlijk binnen 4 weken op jouw verzoek. Wij kunnen je vragen om je te identificeren voordat wij jouw verzoek in behandeling nemen.

9. Klachtrecht

Mocht je ontevreden zijn over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan horen wij dat graag zodat wij je kunnen helpen. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacybescherming.

Autoriteit Persoonsgegevens

Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Telefoon: 088 - 1805 250

10. Gebruik van AI-tools

Als AI-bureau kunnen wij bij de uitvoering van onze diensten gebruikmaken van AI-tools en -modellen van externe leveranciers. Wij gaan hierbij zorgvuldig om met jouw gegevens:

Wij delen alleen persoonsgegevens met AI-tools wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht en alleen met jouw medeweten.
Wij selecteren AI-tools die voldoen aan de Europese privacywetgeving of waarvoor passende waarborgen zijn getroffen.
Waar mogelijk werken wij met geanonimiseerde of gepseudonimiseerde data.
Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten op basis van persoonsgegevens die rechtsgevolgen hebben voor jou, zonder menselijke tussenkomst.

Als je vragen hebt over het gebruik van specifieke AI-tools in jouw project, lichten wij dit graag nader toe.

11. Social media en online aanwezigheid

NinA AI Agency is actief op social media platforms, waaronder LinkedIn en TikTok. Wanneer je interactie hebt met onze content op deze platforms, zijn de privacyvoorwaarden van het betreffende platform van toepassing. Wij hebben geen invloed op hoe deze platforms jouw gegevens verwerken.

Als je via social media contact met ons opneemt, kunnen wij de door jou gedeelde gegevens (zoals je naam en bericht) gebruiken om jouw vraag te beantwoorden.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening, nieuwe wetgeving of technologische ontwikkelingen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij raden je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je hier actief over.

13. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken? Neem dan gerust contact met ons op:

NinA AI Agency
E-mail: info@nina-ai.nl
Website: www.nina-ai.nl
Vestiging: Amsterdam, Nederland

Zo gaan wij om met jouw gegevens.