AI automatisering · processen en workflows
AI automatisering voor het werk dat blijft liggen
We automatiseren bedrijfsprocessen met AI: orders, facturen, klantvragen, offertes en rapportages. Met n8n-workflows, AI-agents en koppelingen met je ERP, CRM en mail, en altijd met een mens die goedkeurt. Jij krijgt uren terug, minder fouten en een team dat weer aan het echte werk toekomt.
- 160+ organisaties geholpen
- Een mens keurt altijd goed
- Data blijft in de EU
- BinnenFactuur komt binnenpdf in de inbox van crediteuren
- AIAI leest de factuurleverancier, bedragen, btw, PO-nummer
- AIMatch met de inkooporderafwijkingen apart gezet
- MensCrediteuren keurt goedéén klik, of corrigeren
- KlaarKlaar om te boekenin het boekhoudpakket
12 uur per week terug op factuurverwerking
Vertrouwd door
01 / Wat het is
Wat is AI automatisering?
AI automatisering is werk laten doen door software die kan lezen, begrijpen en binnen jouw grenzen beslissen. Gewone automatisering volgt vaste regels. AI leest ook een rommelige mail, een gescande pakbon of een pdf van veertien pagina's, en zet het resultaat in je eigen systemen. Een mens keurt goed waar dat hoort.
Dat verschil is groter dan het klinkt. Het meeste handwerk op kantoor bestaat niet uit rekenen of klikken, maar uit lezen en overtypen. Een klant mailt een bestelling met de artikelnummers in de tekst. Een leverancier stuurt een factuur als bijlage. Een collega vraagt waar dat ene contract ook alweer staat. Daar liep klassieke automatisering op vast, en daar begint AI.
In de praktijk is AI automatisering zelden één slim programma. Het is een keten: iets komt binnen, AI leest en ordent, een workflow zet het op de juiste plek, en een medewerker kijkt mee voordat het de deur uit gaat.
01Regels waar het kan
Vaste stappen gaan in een workflow. Snel, goedkoop en voorspelbaar.
02AI waar het moet
Lezen, samenvatten, indelen en opstellen. Alles wat geen vaste vorm heeft.
03Agents voor de lange klus
Een AI-agent plant zelf stappen, gebruikt systemen en rapporteert terug.
04Een mens die tekent
De laatste check blijft bij iemand die het vak kent. AI haalt het overtypen weg, niet het vakmanschap.
02 / Het verschil
AI automatisering, RPA of een AI-agent?
Drie woorden die door elkaar worden gebruikt. Ze doen elk iets anders, en in een goede oplossing zitten ze vaak alle drie.
| Klassieke automatisering en RPA | AI automatisering | AI-agent | |
|---|---|---|---|
| Wat het doet | Vaste stappen op vaste schermen | Leest, ordent en zet klaar in je systemen | Krijgt een doel en plant zelf de stappen |
| Rommelige input (mail, pdf, scan) | · | ✓ | ✓ |
| Uitzonderingen | Loopt vast | Zet ze apart voor een mens | Lost een deel zelf op, de rest naar een mens |
| Typisch voorbeeld | Elke nacht een export naar Excel | Factuur lezen en matchen met de inkooporder | Klantvraag uitzoeken in drie systemen en een antwoord opstellen |
| Waar de mens zit | Bij storingen | Keurt goed voor verzending | Keurt het plan en het resultaat |
| Bouwen we in | n8n | n8n met AI-stappen | n8n of maatwerk |
Schuif opzij voor alle kolommen →
Regels waar het kan, AI waar het moet. Een workflow met vaste regels is goedkoper en voorspelbaarder dan AI die hetzelfde doet.
03 / Herkenbaar?
Het werk dat niemand oplost, maar iedereen doet.
Geen IT-problemen, maar processen die te lang met de hand gaan. Ze zijn nét niet erg genoeg om er een project van te maken. Opgeteld kosten ze een afdeling elke week dagen.
Overtypen
“Orders komen per mail binnen en Sandra typt ze over in het ERP. Elke ochtend twee uur.”
Zoeken
“Waar staat de laatste versie van dat contract? Vraag het maar aan Piet.”
Dezelfde vraag, honderd keer
“Waar blijft mijn bestelling? We beantwoorden het de hele dag.”
Kopiëren en plakken
“Voor elke offerte halen we gegevens uit drie systemen en een oude Excel.”
Maandagochtendrapport
“Elke maandag gaat er een halve dag op aan cijfers verzamelen die niemand leest.”
04 / Wat we automatiseren
Welke processen kun je automatiseren met AI?
Processen met veel volume, digitale input, duidelijke regels met uitzonderingen en een uitkomst die je kunt meten. Hoe vaker iets gebeurt en hoe meer er wordt overgetypt, hoe sneller het zich terugverdient. Dit zijn de processen waar we het vaakst beginnen. Twijfel je over een taak? Toets hem met zeven vragen.
Binnendienst
Orders en aanvragen
Mail, pdf of portaal: gelezen, gecontroleerd en als concept in het ERP of CRM gezet.
Finance
Facturen en inkooporders
Uitgelezen, gematcht met de inkooporder en klaargezet voor akkoord. Afwijkingen apart.
Klantenservice
Klantvragen
Het antwoord staat klaar met de juiste ordergegevens. De medewerker checkt en verstuurt.
Sales
Offertes en calculaties
Een eerste versie op basis van eerder werk en actuele prijzen. De accountmanager beslist.
Advies en kwaliteit
Rapporten uit expertkennis
AI maakt de opzet in jullie format, uit dossiers en eerdere rapporten. De expert maakt het af.
Iedereen
Kennis opzoeken
Een assistent die antwoordt uit jullie eigen handboeken, procedures en contracten, met bron.
Marketing en e-commerce
Productcontent
Teksten en vertalingen uit leveranciersinformatie, direct in het ERP of de webshop.
Operations
Planning en rapportages
Cijfers verzameld, afwijkingen gemarkeerd, het weekrapport klaar voordat de koffie op is.
05 / Voor en na
Zo ziet AI automatisering eruit in het echt.
Geen toekomstbeelden, maar processen die we bouwden en die nu draaien. De cijfers komen uit die trajecten. Meer voorbeelden staan op AI agent voorbeelden en bij de cases.
- 192 uur per maand
Aanvragen verwerken
Voorheen
Elke aanvraag per mail gelezen, overgetypt en doorgezet naar de juiste collega.
Met AI
Gelezen, samengevat en klaargezet in het systeem. Een mens keurt goed. Van Berkel Professionals kreeg zo 2 fte terug.
- 30% → 80%
Klantvragen beantwoorden
Voorheen
6.000 vragen per maand, en voor 30% lag er een antwoord klaar.
Met AI
Voor 80% van de vragen staat een antwoord klaar voordat het ticket opent. De medewerker controleert en verstuurt.
- 12 uur per week
Factuurverwerking
Voorheen
Facturen uit de mail halen, PO-nummers opzoeken, bedragen overtypen.
Met AI
Direct uitgelezen en gematcht met de inkooporder. Crediteuren keurt alleen nog goed.
- 4 uur → 1 uur
Salesvoorstellen
Voorheen
Een halve dag knippen en plakken uit oude voorstellen en het CRM.
Met AI
Een eerste versie in jullie opmaak, met de klantgegevens erin. De verkoper schrijft de laatste kilometer.
- 132 uur per maand
Productteksten in zes talen
Voorheen
Leveranciersinfo uit pdf's en mails halen en per taal overtikken.
Met AI
EasyToys krijgt de teksten in zes talen opgesteld en direct in het ERP gezet.
- 700+ financiers
Pitch decks beoordelen
Voorheen
Elk deck met de hand lezen en de passende financiers zoeken.
Met AI
Bij KplusV leest AI het deck, scoort het langs het eigen canvas en matcht met 700+ financiers. Een consultant checkt altijd.
06 / Zie het werken
Zo loopt een workflow, van mail tot systeem.
Een gesimuleerd voorbeeld, gebouwd zoals we het bij klanten bouwen. Kies een scenario en kijk wat er gebeurt tussen het moment dat de mail binnenkomt en het moment dat iemand op goedkeuren klikt.
Binnenkomend
Onderwerp: Offerte project Rijnhaven
Goedemiddag,
In de bijlage de specificaties. Graag voor
vrijdag een terugkoppeling.
specificaties.pdf · 14 pag.
NinA Agent
- ✓Mail en PDF gelezen
- ✓Gegevens geëxtraheerd
- ✓Gelabeld en gecheckt
Gelabelde data
Jouw tools
- CRM
- ERP
- Mail-concept
- Dashboard
Klaar. Nul overgetypt, mens keurt goed waar nodig.
≈ 45 min per aanvraag
07 / Hoe we bouwen
n8n, agents, maatwerk of een koppeling?
We kiezen de lichtste techniek die het werk goed doet. Soms is dat een goede prompt die je team zelf gebruikt. Vaak een workflow. Soms een agent of maatwerk. Wat we bouwen, draait in jullie omgeving of op onze servers in de EU.
Custom AI build
Maatwerk
Als een workflow niet genoeg is: een eigen applicatie, portaal of interface, gebouwd door onze developers.
Integraties
Koppelingen
Exact, AFAS, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot, Microsoft 365, Google Workspace, Shopify, je WMS of TMS.
08 / Mens en AI
Vier rollen tussen mens en AI. De meeste taken landen in het midden.
AI automatisering is geen alles-of-niets. Per taak kiezen we een van vier rollen: Mens (AI blijft weg), AI helpt (de mens doet het, AI levert een eerste versie), Mens keurt goed (AI doet het werk, een mens controleert) en Volledig AI (AI doet het zelf, een mens kijkt steekproefsgewijs mee). Kies hieronder een taak en zie waar die meestal landt, en waarom.
Kies een taak
Mens
De mens doet het werk. AI blijft weg.
AI helpt
De mens doet het, AI levert een eerste versie of zoekt op.
Mens keurt goed
AI doet het werk, een mens controleert voordat het de deur uit gaat.
Volledig AI
AI doet het zelf. Een mens kijkt steekproefsgewijs mee.
Waar het landt: Mens keurt goed
AI zet het antwoord klaar met de juiste orderinformatie. Een medewerker leest mee en verstuurt: de toon en de uitzonderingen blijven mensenwerk.
09 / Procesoptimalisatie
Eerst het proces, dan de techniek.
Een rommelig proces automatiseren levert een snel rommelig proces op. Daarom kijken we eerst hoe het werk nu loopt, met de APO-methode (AI Process Optimisation). We lopen mee, tekenen het proces uit in stappen en geven elke stap drie getallen: hoe lang hij duurt, met hoeveel mensen, en hoe vaak.
Dan wordt 'dat kost veel tijd' ineens concreet. Veertig minuten, twee mensen, tachtig keer per maand: bij € 45 per uur is dat € 57.600 per jaar. Dat getal bepaalt of automatiseren loont, en welke stap eerst.
Soms blijkt dat een stap gewoon weg kan. Of dat een goede prompt genoeg is en je geen workflow nodig hebt. Dat zeggen we dan ook. De beste automatisering is soms een stap die niet meer bestaat.
01Drie getallen per stap
Duur, aantal mensen en frequentie. Zonder die drie geen business case.
02Nooit 100 procent
We rekenen met hooguit 90 procent besparing per stap. Controle en uitzonderingen blijven mensenwerk.
03Eerlijk over data
Geen data of voorbeelden van goed werk? Dan zetten we de betrouwbaarheid op maximaal 40 procent.
04Het verwachte scenario
We laten drie scenario's zien en adviseren op het middelste. Nooit op het gunstigste.
10 / Van prototype naar productie
Zelf iets gebouwd met AI? Zo krijg je het in productie.
Steeds meer teams bouwen zelf iets met AI. Een collega vibecodet in een weekend een tool die offertes opstelt of mails sorteert, en het werkt. Op zijn laptop. Met testdata. Zolang hij er is.
De stap naar productie is een andere. Wat gebeurt er als de input afwijkt? Wie ziet het als het om drie uur 's nachts stilvalt? Waar staat de data, wie mag erbij, en wat als de API-sleutel in de code staat? Daar strandt het meeste zelfgebouwde werk.
Onze developers nemen je prototype als startpunt. We controleren de beveiliging, bouwen foutafhandeling en logging in, koppelen het aan je echte systemen en zetten het op een plek waar het bewaakt wordt. Het idee blijft van jullie. Het verschil is dat het maandag ook nog werkt.
Wat we controleren
- Waar de data staat en wie erbij kan
- Sleutels, wachtwoorden en rechten
- Wat er gebeurt bij afwijkende of foute input
- Logging, monitoring en een plan voor als het misgaat
- Of het schaalt van tien naar duizend keer per dag
11 / Zo loopt het
Van eerste gesprek tot workflow in productie.
Bouwen doen we binnen het AI Partnership: een vast team dat jullie processen leert kennen en blijft kennen. Het begint altijd met weten wat het oplevert.
- 01
Kennismaking
Een kwartier
Waar loopt het werk vast, en wat wil je bereiken? Vrijblijvend.
- 02
AI Quick Scan
Eén dag plus een week
Eén dag op locatie. Binnen een week een business case per kans en een roadmap voor twaalf maanden.
- 03
Bouwen in korte rondes
Kwartaal 1
Het eerste proces, gekoppeld aan jullie systemen. Elke paar weken iets werkends om te testen met het team.
- 04
Live, met een mens in de lus
Daarna
Eerst keurt een mens alles goed. Pas als het bewezen goed gaat, schuift een taak op naar meer AI.
- 05
Meten en uitbreiden
Elke maand
Bespaarde uren in euro's, en het volgende proces van de roadmap.
Waarom alleen in een partnership
Een workflow is nooit af. Daarom bouwen we alleen binnen een partnership.
Systemen krijgen updates, leveranciers veranderen hun facturen, AI-modellen worden beter. Losse builds stranden vaak na de oplevering, omdat niemand ze beheert, verbetert of uitbreidt. In een partnership zit één team op jullie processen, met hosting en onderhoud geregeld.
12 / Wat het kost
Wat kost AI automatisering?
Je koopt vaste capaciteit van ons team, in uren per maand, tegen één tarief van € 150 per uur voor advies én bouw. Elk partnership start met de AI Quick Scan van € 6.000. De uren plannen we in op de roadmap, zodat ze gaan naar wat het meeste oplevert.
| Pakket S | Pakket M | Pakket L | |
|---|---|---|---|
| Per maand | € 4.500 | € 7.500 | € 12.000 |
| Uren per maand | 30 uur | 50 uur | 80 uur |
| Processen tegelijk | 1 | 2 | 4 |
| Voor wie | Klein en serieus beginnen | Ons advies voor de meeste organisaties | Organisatiebreed, meerdere afdelingen |
| Eerste jaar, incl. Quick Scan | € 60.000 | € 96.000 | € 150.000 |
| Garantie | Minimaal 2x terug | Minimaal 2x terug | Minimaal 2x terug |
Schuif opzij voor alle kolommen →
Alle bedragen exclusief btw. Minimaal twaalf maanden, daarna twee maanden opzegtermijn. Facturatie per kwartaal vooruit. Wat live gaat, draait via een onderhoudscontract van € 245, € 445 of € 895 per maand, inclusief AI-verbruik.
13 / Veilig automatiseren
Mens, data en eigendom. Vooraf geregeld.
De vragen die elke directie stelt voordat er iets live gaat. We regelen ze voordat we bouwen, niet erna.
Altijd een mens in de lus
Geen enkele workflow is puur AI zonder toezicht. Een mens keurt goed of kijkt steekproefsgewijs mee.
Data blijft in de EU
Op jullie eigen infrastructuur of op onze servers bij een Europese aanbieder. Azure OpenAI is mogelijk.
Werkwijze volgens ISO 27001 en NEN 7510
Rechten, logging en data-afspraken liggen vast. Certificering is in voorbereiding.
Geen lock-in
Code, data en documentatie zijn van jullie, en binnen 30 dagen mee. Je kunt altijd zelf verder.
14 / Cases
Wat AI automatisering oplevert.
15 / Vragen
Veelgestelde vragen over AI automatisering.
Staat je vraag er niet bij? Plan een kennismaking, dan rekenen we het samen voor jullie proces uit.
Wat is AI automatisering?
AI automatisering is werk laten doen door software die kan lezen, begrijpen en binnen vaste grenzen beslissen. Waar klassieke automatisering alleen vaste regels volgt, leest AI ook mails, pdf's en scans en zet het resultaat in je eigen systemen, zoals het ERP of CRM. Bij NinA AI keurt altijd een mens goed waar dat hoort.
Wat is het verschil tussen AI automatisering en RPA?
RPA (robotic process automation) volgt vaste stappen op vaste schermen en loopt vast zodra de input afwijkt. AI automatisering kan ongestructureerde input lezen, zoals een mail met een bestelling of een factuur als pdf, en binnen grenzen beslissen. In de praktijk combineer je ze: vaste regels waar het kan, AI waar het moet.
Welke processen zijn geschikt om te automatiseren met AI?
Processen met veel volume, digitale input, duidelijke regels met uitzonderingen en een meetbare uitkomst. Denk aan orderinvoer, factuurverwerking, klantvragen, offertes, rapportages en kennis opzoeken. Hoe vaker een taak terugkomt en hoe meer er wordt overgetypt, hoe sneller automatiseren zich terugverdient.
Wat kost AI automatisering bij NinA AI?
We bouwen binnen het AI Partnership. Dat start met de AI Quick Scan van € 6.000 en loopt daarna via pakket S (€ 4.500 per maand, 30 uur), M (€ 7.500 per maand, 50 uur) of L (€ 12.000 per maand, 80 uur). Hosting en onderhoud lopen via een onderhoudscontract van € 245, € 445 of € 895 per maand, inclusief AI-verbruik. Alle bedragen exclusief btw.
Kunnen jullie ook één losse workflow bouwen?
Nee, losse builds bieden we niet meer aan. Wat gebouwd is, moet ook beheerd, verbeterd en uitgebreid worden, en dat lukt alleen met een vast team. Wel kun je de AI Quick Scan los afnemen: dan weet je precies welke processen het meeste opleveren, ook als je daarna zelf verder gaat.
Met welke systemen kunnen jullie koppelen?
Met vrijwel alles dat een API of een export heeft: Exact, AFAS, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, HubSpot, Microsoft 365, Google Workspace, Shopify en de meeste WMS- en TMS-pakketten. We bouwen veel in n8n en waar nodig maatwerk. Voorwaarden zijn API-toegang, de juiste rechten en logging.
Hoe snel staat een automatisering live?
De Quick Scan plannen we binnen twee weken na akkoord, en binnen een week daarna ligt de roadmap. In het eerste kwartaal van het partnership gaat het eerste proces naar productie. Hoe snel precies hangt af van de koppelingen en de kwaliteit van de data.
Is AI automatisering veilig voor onze bedrijfsgegevens?
Ja, als je het goed inricht. Bij NinA AI blijft data in de EU, op jullie eigen infrastructuur of op onze servers bij een Europese aanbieder. We werken volgens ISO 27001 en NEN 7510 (certificering in voorbereiding), Azure OpenAI is mogelijk, en er zit altijd een mens in de lus. Code, data en documentatie blijven van jullie.
Neemt AI automatisering banen over?
AI neemt vooral taken over, niet hele functies. Het overtypen, zoeken en samenvatten verdwijnt; de controle, de uitzonderingen en het contact met klanten blijven mensenwerk. De meeste organisaties waar we werken willen vooral groeien zonder extra mensen aan te nemen, of vacatures die niet te vullen zijn opvangen.
Kunnen jullie een zelfgebouwd AI-prototype productierijp maken?
Vaak wel. Het gat zit meestal in beveiliging, foutafhandeling, logging, koppelingen en beheer. Onze developers beoordelen het prototype, maken het veilig en schaalbaar en zetten het in productie. Laat het in elk geval beoordelen voordat er klantdata doorheen gaat.
Verder lezen
- AI agent voorbeelden20 agents die vandaag werk overnemen, per afdeling.
- n8n laten bouwenWaarom we het meeste in n8n bouwen, en wanneer niet.
- Het AI PartnershipEen vast AI-team dat bouwt, traint en elke maand laat zien wat het oplevert.
- RPA of AI-agents?Softwarerobots, workflows of agents: wanneer je wat kiest.
Welk proces automatiseren we als eerste?
Plan een kennismaking. In een kwartier weet je of AI automatisering bij jullie loont, en waar je zou beginnen.
01
Kennismaking
Een kwartier, vrijblijvend. Waar loopt het werk vast en wat wil je bereiken?
02
AI Quick Scan
Eén dag bij jullie op locatie. Binnen een week een business case en een roadmap.
03
AI Partnership
Een vast team dat bouwt, traint en elke maand laat zien wat het oplevert.
160+ organisaties · Sessies gewaardeerd met een 9,3 · Vanuit Amsterdam