AI voor de overheid: meer tijd voor inwoners

AI kan bij de overheid veel voorbereidend werk overnemen: vragen van inwoners en ondernemers ordenen en een concept-antwoord klaarzetten, brieven herschrijven in begrijpelijke taal, dossiers samenvatten, vergaderstukken voorbereiden en vragen beantwoorden uit eigen beleid en procedures. AI neemt bij ons geen besluiten over inwoners of ondernemers. Een ambtenaar controleert altijd wat AI klaarzet, en beslist.

Werk is er genoeg. De vragen worden niet minder, de regels niet eenvoudiger, en ervaren mensen vind je niet zomaar. Elk antwoord, elke brief en elke samenvatting die sneller klaarligt, geeft tijd terug voor het werk waar een mens het verschil maakt: het gesprek, de afweging, het maatwerk.

Deze pagina is voor gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisaties en andere publieke instellingen. We werkten eerder met organisaties bij de overheid, zoals Gemeente Lelystad en de Politie. Waar het werk raakt aan persoonsgegevens van inwoners, gelden extra eisen. Die regelen we voordat er een regel code wordt geschreven.

Omdat een besluit over een inwoner of ondernemer hoort bij een mens die het kan uitleggen en verantwoorden. De AI Act sluit daarop aan. AI in de publieke dienstverlening kan onder hoog risico vallen, bijvoorbeeld als het meebeslist over de toegang tot uitkeringen, voorzieningen of andere publieke diensten. Dan gelden zware eisen voor documentatie, menselijk toezicht en controle. Wat de AI Act verder vraagt, lees je in de AI Act in gewone taal.

Wij richten ons op het voorbereidende werk: concepten, samenvattingen, zoeken in beleid en het ordenen van stukken. Ook daar kijken we per toepassing welke regels gelden, en houden we een ambtenaar in de lus.

Daarnaast vraagt de AI Act dat organisaties die AI gebruiken werk maken van de AI-geletterdheid van hun mensen. Dat geldt voor de overheid net zo goed als voor een bedrijf. En overweeg registratie in het Algoritmeregister van de Nederlandse overheid: het openbare register waarin overheidsorganisaties beschrijven welke algoritmes ze gebruiken. Zo kunnen inwoners zien waar en hoe AI wordt ingezet.

Ja, bij het voorbereiden. Een verzoek op grond van de Wet open overheid (Woo) betekent vaak veel documenten doorzoeken: mails, notities, verslagen en bijlagen. AI kan die doorzoeken op wat bij het verzoek hoort, ze ordenen en een eerste lakvoorstel klaarzetten, met per passage de reden waarom iets mogelijk niet openbaar kan.

De behandelaar beoordeelt daarna elke passage, weegt de belangen af en beslist wat openbaar wordt. Het besluit op het verzoek blijft een besluit van het bestuursorgaan, met de afweging van een mens. AI versnelt het zoeken en het eerste voorstel, niet de verantwoordelijkheid.

Omdat Woo-documenten vaak persoonsgegevens bevatten, werken we alleen binnen de omgeving en de afspraken van de organisatie, met toegang per rol en logging. En we beginnen klein: eerst zoeken en ordenen, daarna pas lakvoorstellen.

Met drie getallen per processtap. In de APO-methode geven we elke stap een duur, een aantal mensen en een frequentie. Een rekenvoorbeeld, geen klantcijfer: een stap kost veertig minuten, met twee mensen, tachtig keer per maand. Dat is 1.280 uur per jaar, en bij € 45 per uur € 57.600 per jaar.

AI neemt daar nooit alles van over. We rekenen per stap met het deel dat AI kan voorbereiden, en een mens blijft controleren. Die uren zijn bij de overheid vooral capaciteit: tijd die terugkomt voor complexe dossiers, achterstanden en inwoners die een gesprek nodig hebben.

Wil je het zelf uitrekenen voor één proces? Gebruik de calculator voor AI-besparing.