Sector · logistiek en groothandel
AI in de logistiek en groothandel: minder overtypen, meer tijd voor de klant
Voor groothandels, transporteurs en logistiek dienstverleners. AI leest orders uit mail en pdf en zet ze klaar in je ERP of WMS, verwerkt vrachtbrieven en CMR's, zet het antwoord op 'waar blijft mijn levering?' klaar met de actuele status en controleert orderbevestigingen van leveranciers. De orderdesk, de planner en de inkoper beslissen.
- Koppelt met ERP, WMS en TMS
- De orderdesk keurt goed
- Data blijft in de EU
Order-agent
liveleest de order uit de pdf-bijlage (34 regels)
zoekt klant, artikelen en prijsafspraken op in het ERP
checkt de voorraad in het WMS
zet de order klaar in het ERP en stuurt de orderbevestiging ter controle naar de orderdesk
Werkten met ons
01 / Wat het is
Wat doet AI in de logistiek en groothandel?
AI in de logistiek en groothandel neemt het werk over dat tussen de mailbox en het magazijn zit. Orders uit mail en pdf gaan als concept het ERP of WMS in. Vrachtbrieven en CMR's worden gelezen en verwerkt. Statusvragen krijgen een antwoord met de actuele status. Orderbevestigingen van leveranciers worden naast de inkooporder gelegd. De orderdesk, de planner en de inkoper beslissen.
Dat werk leent zich goed voor AI. Het volume is hoog, het komt elke dag terug en de input is digitaal, maar rommelig: elke klant een eigen format, elke leverancier een andere orderbevestiging, elke ontvanger een andere krabbel op de vrachtbrief. Precies daar lopen vaste regels vast, en kan AI vaak toch lezen wat er bedoeld wordt.
Op deze pagina staan geen klantcijfers uit de logistiek. Waar we een case noemen, gaat het om vergelijkbaar werk: aanvragen verwerken, klantvragen beantwoorden, productinformatie verrijken. De rest zijn indicaties en rekenvoorbeelden, en dat staat er steeds bij.
01Orderverwerking
Orders uit mail, pdf en Excel als concept in het ERP of WMS.
02Vrachtbrieven en CMR's
Gelezen en verwerkt, met opmerkingen over schade of tekort apart.
03Klantvragen
'Waar blijft mijn levering?' met de actuele status erbij.
04Inkoop en planning
Orderbevestigingen gecheckt, een planningsvoorstel met uitleg.
02 / Herkenbaar?
Elke order komt anders binnen.
De wagens rijden en het magazijn draait. Maar daarvoor en daarna zit een kantoor dat leest, zoekt en overtypt. Zes zinnen die je vast herkent.
De orderdesk
“Om acht uur staan er zestig orders in de mailbox. Pdf, Excel, een foto van een bestelbon. Om twaalf uur heb ik er twintig ingevoerd.”
Vrachtbrieven
“De getekende CMR's komen terug als foto. Iemand typt over wat er geleverd is, en wat de ontvanger erop heeft gekrabbeld.”
Statusvragen
“Waar blijft mijn levering? Dertig keer per dag, en voor elk antwoord drie schermen open.”
Orderbevestigingen
“De leverancier bevestigt een andere prijs en een week later leveren. Niemand ziet het, tot de klant belt.”
De planner
“Welke klant voor tien uur wil lossen en waar geen trailer kan komen? Staat nergens. Zit in één hoofd.”
Nieuwe artikelen
“Nieuwe artikelen staan pas in de webshop als iemand tijd heeft om de specificaties van de leverancier over te typen.”
03 / Toepassingen
Waar neemt AI werk over in de logistiek en groothandel?
Zes plekken waar AI tijd teruggeeft. Bij elke toepassing: de systemen waar we op aansluiten, wie goedkeurt en wat het kan opleveren.
960 u
Rekenvoorbeeld · orders
Orders uit mail en pdf in het ERP of WMS
AI leest orders uit mail, pdf, Excel en klantportalen, herkent klant, artikelen, aantallen en leverdatum, checkt prijsafspraken en voorraad en zet de order als concept klaar. Wat afwijkt, staat erbij.
- Systemen: mailbox, ERP zoals Exact, SAP of Microsoft Dynamics, WMS
- Wie keurt: de orderdesk, uitzonderingen apart
- Oplevert: rekenvoorbeeld van 960 uur per jaar bij 240 orders per maand en 20 minuten per order. Ter vergelijking: bij Van Berkel Professionals gaat het om aanvragen in plaats van orders, maar het patroon is hetzelfde: 192 uur per maand terug
Vrachtbrieven en CMR's
Vrachtbrieven en CMR's verwerken
AI leest getekende vrachtbrieven en CMR's, ook als scan of foto: wat is afgeleverd, wanneer, en wat heeft de ontvanger opgemerkt. De status gaat het TMS in, opmerkingen over schade of tekort gaan direct naar de juiste collega.
- Systemen: TMS, scans of foto's van chauffeurs, ERP voor de facturatie
- Wie keurt: de administratie, bij onleesbare documenten en opmerkingen
- Oplevert: eerder factureren, en klachten over schade of tekort komen eerder in beeld
80%
Vergelijkbare case · klantenservice
Klantvragen over leverstatus
Bij 'waar blijft mijn levering?' zoekt AI de actuele status op in het TMS, het ERP of de track and trace, en zet het antwoord klaar in de mail of het ticketsysteem. Een medewerker controleert en verstuurt.
- Systemen: mailbox of ticketsysteem, TMS, ERP
- Wie keurt: een medewerker, bij elk antwoord
- Oplevert: bij een enterprise-klant van ons met 6.000 klantvragen per maand ging het aandeel vragen met een voorbereid antwoord van 30% naar 80%
Inkoop
Inkooporders en orderbevestigingen controleren
De orderbevestiging van de leverancier gaat naast de inkooporder: artikel, aantal, prijs en levertijd. Klopt iets niet, dan krijgt de inkoper een seintje met het verschil erbij, voordat de klant er last van heeft.
- Systemen: ERP, bijvoorbeeld Exact, AFAS, SAP of Microsoft Dynamics, en de inkoopmailbox
- Wie keurt: de inkoper, alleen bij afwijkingen
- Oplevert: indicatie van 300 uur per jaar bij 150 inkooporders per maand en 10 minuten per order
Planning
Planningsvoorstellen voor transport en magazijn
Orders, venstertijden, afspraken met klanten en beschikbare wagens en mensen naast elkaar. AI maakt een voorstel voor de ritten of de dagplanning in het magazijn, met uitleg waar het knelt. De planner schuift en beslist.
- Systemen: TMS, WMS, ERP, Excel
- Wie keurt: de planner, altijd
- Oplevert: indicatie van 8 uur planwerk per week minder, en een planning die een collega kan overnemen
132 u
Vergelijkbare case · EasyToys
Productinformatie verrijken
Specificaties uit pdf's, prijslijsten en mails van leveranciers worden gelezen, aangevuld en als producttekst klaargezet in het ERP of PIM, ook in meerdere talen. Een collega controleert.
- Systemen: ERP of PIM, webshop, leveranciersbestanden
- Wie keurt: de product- of categoriemanager
- Oplevert: bij EasyToys, een webwinkel, productteksten in zes talen en 132 uur en € 6.600 per maand bespaard
04 / Voor en na
Een dag op de orderdesk, voor en na.
Zes momenten uit een gewone dag. Bij de statusvragen en de productinformatie staat een case uit vergelijkbaar werk; de rest is een indicatie of rekenvoorbeeld. Wat het bij jullie oplevert, rekenen we uit met jullie eigen volumes.
- Rekenvoorbeeld: 20 min per order
Orders om acht uur
Voorheen
Zestig mails openen, bijlagen lezen, artikelnummers en aantallen overtypen in het ERP.
Met AI
De orders staan als concept klaar, met afwijkende prijzen, onbekende artikelen en tekorten apart. De orderdesk keurt goed.
- Indicatie: 3 tot 5 min per vrachtbrief
Vrachtbrieven terug van de rit
Voorheen
Foto's van getekende CMR's doorlopen, de status bijwerken, opmerkingen overtypen.
Met AI
Status bijgewerkt in het TMS, opmerkingen over schade of tekort direct bij de klantenservice. Wat onleesbaar is, gaat naar een mens.
- Klantenservice-case: 30% naar 80%
Waar blijft mijn levering?
Voorheen
TMS openen, de vervoerder bellen, de klant terugmailen. Dertig keer per dag.
Met AI
Het antwoord staat klaar met de actuele status. De medewerker controleert en verstuurt.
- Indicatie: 10 min per order
De orderbevestiging van de leverancier
Voorheen
Wordt opgeslagen. Of de prijs en de levertijd kloppen, blijkt pas als de klant belt.
Met AI
Direct naast de inkooporder gelegd. Bij een verschil krijgt de inkoper een seintje.
- Indicatie: 4 uur per week
De afwijkingsrapportage
Voorheen
Schade, tekorten en te late leveringen uit drie systemen halen en in een rapport zetten.
Met AI
Een rapport per week of per klant, met wat opvalt en wat vaker terugkomt. De teamleider vult aan.
- EasyToys: 132 uur per maand
Nieuwe artikelen online
Voorheen
Specificaties van de leverancier overtypen, teksten schrijven, vertalen.
Met AI
Producttekst en specificaties klaar in het ERP of PIM, in de talen die je nodig hebt. Een collega controleert.
05 / Rekenvoorbeeld
Wat levert AI op bij orderverwerking?
Neem de orderdesk. Stel dat er 240 orders per maand binnenkomen per mail of pdf, en dat lezen, opzoeken en overtypen 20 minuten per order kost. Dan is dat 960 uur per jaar, alleen aan orders invoeren. Bij € 45 per uur is dat € 43.200 per jaar. Dit is een rekenvoorbeeld, geen klantcijfer.
Neemt AI het lezen en invullen over en keurt de orderdesk goed, dan blijft er per order een controle over in plaats van twintig minuten typen. Nooit alles: we rekenen met hoogstens 90 procent per stap, en we adviseren op het verwachte scenario, niet op het gunstigste.
In een groothandel of logistiek bedrijf blijft het zelden bij orders. Dezelfde mensen beantwoorden statusvragen, verwerken vrachtbrieven en controleren orderbevestigingen. Pas als je die processen optelt, zie je wat AI oplevert. Dat is ook de toets voor een partnership: we beginnen alleen als het in het eerste jaar minstens twee keer terugverdient. Hoe je zo'n business case opbouwt, lees je in de business case voor AI.
01240 orders per maand
Per mail, pdf, Excel of portaal.
0220 minuten per order
Lezen, opzoeken, overtypen, nabellen.
03960 uur per jaar
€ 43.200 bij € 45 per uur, alleen aan orders invoeren.
04Verwacht scenario
Leidend in elke business case, nooit het gunstigste.
06 / Reken het uit
Tel orders, vrachtbrieven en statusvragen bij elkaar op.
Schuif met het aantal klantvragen per maand en zet aan wat bij jullie speelt: orders en vrachtbrieven, inkooporders, planning en afwijkingsrapportages. Je ziet wat AI in twaalf maanden kan overnemen, in uren en euro's. De rekenhulp rekent met € 60 per uur en 4 minuten winst per klantvraag, en de uren per proces zijn illustratief. Een rekenvoorbeeld, geen offerte.
AI zet het antwoord klaar, een medewerker checkt
Processen
€ 81.600besparing per jaar
Boven de ondergrens van € 80.000: hier loont een partnership.
€ 60 per uur · 4 min winst per klantvraag
07 / Koppelingen
Met welke systemen in de logistiek en groothandel koppelen we?
We bouwen op de systemen die er al zijn, meestal met n8n ertussen en waar nodig maatwerk. Geen nieuw pakket, geen migratie. De namen hieronder zijn voorbeelden.
| Wat AI leest | Wat AI klaarzet | |
|---|---|---|
| ERP, zoals Exact, AFAS, SAP of Microsoft Dynamics | Klanten, artikelen, prijsafspraken, openstaande orders | Conceptorders, gecontroleerde inkooporders |
| WMS | Voorraad, locaties, status van orders | Orders klaar voor het magazijn, signalen bij tekort |
| TMS | Ritten, leverstatus, afleverbewijzen | Statusupdates, planningsvoorstel |
| Mail en klantportalen | Orders, vragen, orderbevestigingen | Conceptantwoorden, gecontroleerde gegevens in het systeem |
| Vrachtbrieven en CMR's | Scans en foto's: afgeleverd, opmerkingen, handtekening | Status en opmerkingen op de juiste plek |
| Leveranciersbestanden | Pdf's, prijslijsten, specificaties | Productinformatie in het ERP of PIM |
Draait jullie WMS of TMS op een eigen server, of op een pakket dat hier niet staat? Heeft een systeem een API, database-toegang of een export, dan is er bijna altijd een manier om aan te sluiten. Doet een functie in jullie eigen pakket een stap al goed, dan gebruiken we die.
08 / Cases
Hetzelfde soort werk, in de praktijk.
Drie cases met hetzelfde patroon als op de orderdesk: iets komt binnen, AI leest het en zet het klaar, een mens keurt goed. Aanvragen bij Van Berkel Professionals, klantvragen bij een enterprise-klantenservice en productinformatie bij EasyToys.
09 / Eerlijk
Wat we in de logistiek niet doen.
We vervangen je WMS of TMS niet. Routeoptimalisatie, het rekenen aan de kortste route, laten we aan pakketten die daarvoor gemaakt zijn. Robots in het magazijn en sensoren in de wagen zijn een eigen vak, met eigen specialisten. Dat zijn wij niet.
Wij richten ons op het werk tussen de systemen: wat binnenkomt per mail, pdf en portaal, wat iemand in drie schermen moet opzoeken, en wat iemand daarna overtypt. In de planning voegen we toe wat nu alleen in het hoofd van de planner zit: de afspraken met klanten en de uitzonderingen.
En als een functie in jullie eigen pakket het probleem al oplost, zeggen we dat. Een module die er al is maar die niemand gebruikt, is sneller en goedkoper dan iets nieuws bouwen.
01Wel
Orders, vrachtbrieven, statusvragen, inkoopcontrole, planningsvoorstellen, rapportages en productinformatie.
02Niet
Je WMS of TMS vervangen, routeoptimalisatie, robotica en sensoren.
03Altijd
Een mens beslist. AI leest, zoekt op, zet klaar en signaleert.
10 / Zo pak je het aan
Van eerste gesprek tot de eerste order die niemand meer overtypt.
Bouwen doen we binnen het AI Partnership. Je begint met de AI Quick Scan van € 6.000: één dag meelopen op de orderdesk, bij de planning en de inkoop, en binnen een week een business case per kans, een roadmap voor twaalf maanden en een pakketadvies.
- 01
Kennismaking
Een kwartier
Waar komt het werk binnen, in welke systemen moet het landen, en wie typt het nu over?
- 02
AI Quick Scan
Eén dag plus een week
Meelopen op de orderdesk, bij de planning en de inkoop. Per stap drie getallen, een nulmeting op zeven punten, per kans een business case en een roadmap.
- 03
Eerste proces live
Kwartaal 1
Bijvoorbeeld orders naar het ERP of WMS. Getest op echte orders van de afgelopen maand, met een medewerker die alles goedkeurt.
- 04
Uitbreiden
Daarna
Vrachtbrieven, statusvragen, inkoopcontrole, planning. Proces voor proces, en elke maand zie je wat het oplevert in uren en euro's.
11 / Vragen
Veelgestelde vragen over AI in de logistiek en groothandel.
Wat kan AI doen in de logistiek en groothandel?
AI kan in de logistiek en groothandel orders uit mail, pdf en Excel lezen en als concept in het ERP of WMS zetten, vrachtbrieven en CMR's verwerken, antwoorden op statusvragen klaarzetten met de actuele status, orderbevestigingen van leveranciers controleren, planningsvoorstellen maken, afwijkingsrapportages opstellen en productinformatie verrijken. De orderdesk, de planner en de inkoper beslissen.
Kan AI orders uit mail en pdf automatisch in ons ERP of WMS zetten?
Ja. AI leest de order uit de mail of bijlage, herkent klant, artikelen, aantallen en leverdatum, checkt prijsafspraken en voorraad en zet een concept in het ERP of WMS. Een medewerker van de orderdesk keurt goed. Orders die afwijken, zoals een onbekend artikel, een ongebruikelijk aantal of een tekort, gaan apart naar een mens, met de reden erbij.
Kan AI vrachtbrieven en CMR's verwerken?
Ja. AI leest getekende vrachtbrieven en CMR's, ook als scan of foto, en haalt eruit wat er is afgeleverd, wanneer en met welke opmerkingen van de ontvanger. De status gaat het TMS in en de vrachtbrief is klaar voor facturatie. Onleesbare documenten en opmerkingen over schade of tekort gaan naar een medewerker.
Kan AI klantvragen over de leverstatus beantwoorden?
AI kan bij een vraag als 'waar blijft mijn levering?' de actuele status opzoeken in het TMS, het ERP of de track and trace, en het antwoord klaarzetten in de mail of het ticketsysteem. Een medewerker controleert en verstuurt. Ter vergelijking: bij een enterprise-klantenservice waar NinA voor werkt, met 6.000 klantvragen per maand, ging het aandeel vragen met een voorbereid antwoord van 30 naar 80 procent.
Kan AI de transportplanning maken?
AI kan een planningsvoorstel maken op basis van orders, venstertijden, afspraken met klanten en beschikbare wagens en mensen, met uitleg waar het knelt. De planner schuift en beslist. Volledig automatisch plannen raden we af, en het rekenen aan de kortste route laten we aan pakketten die daarvoor gemaakt zijn. Wat AI toevoegt, zijn de afspraken en uitzonderingen die nu alleen in het hoofd van de planner zitten.
Hoe helpt AI bij inkoop in een groothandel?
AI legt de orderbevestiging van de leverancier naast de inkooporder en controleert artikel, aantal, prijs en levertijd. Bij een verschil krijgt de inkoper een seintje met het verschil erbij. AI kan ook inkooporders uit mail of pdf klaarzetten en productinformatie van leveranciers verwerken. De inkoper beslist over afwijkingen en bestellingen.
Met welke systemen koppelen jullie, en is onze data veilig?
We bouwen op de systemen die jullie al gebruiken: een ERP zoals Exact, AFAS, SAP of Microsoft Dynamics, een WMS of TMS, mail in Microsoft 365 of Google Workspace en klantportalen. Voorwaarde is een API, database-toegang of export met de juiste rechten. We bouwen meestal in n8n en waar nodig maatwerk. Data blijft in de EU, op jullie eigen server of op servers bij een Europese aanbieder, en we werken volgens ISO 27001 en NEN 7510 (certificering in voorbereiding). Code, data en documentatie blijven van jullie, zonder lock-in.
Wat kost AI voor een groothandel of logistiek bedrijf?
Je start met de AI Quick Scan van € 6.000: één dag op locatie en binnen een week een business case per kans en een roadmap voor twaalf maanden. Bouwen gebeurt binnen het AI Partnership: pakket S kost € 4.500 per maand (30 uur), M € 7.500 (50 uur) en L € 12.000 (80 uur), minimaal twaalf maanden. Wat live staat, valt onder een onderhoudscontract vanaf € 245 per maand, inclusief AI-verbruik. We beginnen alleen als het partnership in het eerste jaar minstens twee keer de investering terugverdient. Alle bedragen exclusief btw.
Verder lezen
- AI in operationsOrders, planning en werkvoorbereiding, ook als de planner op vakantie is.
- AI in de klantenserviceAntwoorden klaar voordat het ticket opent, ook op statusvragen.
- AI in e-commerce en retailOrders, retouren en productcontent, met de case van EasyToys.
- AI in de bouw en installatieCalculatie, werkbonnen, monteursplanning en tenders.
- De AI Quick ScanEén dag op locatie, binnen een week een business case per kans.
- Alle sectorenAI in tien sectoren, van de maakindustrie tot de zorg.
Een orderdesk die niet meer overtypt?
Plan een kennismaking van een kwartier. We kijken samen waar orders, vrachtbrieven en statusvragen bij jullie de meeste tijd kosten.
01
Kennismaking
Een kwartier, vrijblijvend. Waar loopt het werk vast en wat wil je bereiken?
02
AI Quick Scan
Eén dag bij jullie op locatie. Binnen een week een business case en een roadmap.
03
AI Partnership
Een vast team dat bouwt, traint en elke maand laat zien wat het oplevert.
160+ organisaties · Sessies gewaardeerd met een 9,3 · Vanuit Amsterdam