Een AI business case: zo reken je het uit

Geef elke stap in het proces drie getallen: hoe lang hij duurt, met hoeveel mensen, en hoe vaak per maand. Vermenigvuldig dat met twaalf maanden en een uurtarief, en je weet wat die stap per jaar kost.

De formule:

Kosten per jaar = (minuten ÷ 60) × aantal mensen × keer per maand × 12 × uurtarief

Het voorbeeld dat we vaak gebruiken: een stap van 40 minuten, met 2 mensen, 80 keer per maand. Dat is 1.280 uur per jaar. Bij een uurtarief van € 45 kost die ene stap € 57.600 per jaar.

Drie tips om die getallen goed te krijgen:

• Vraag het aan de mensen die het werk doen. Niet aan hun manager. Zij weten dat 'even een order invoeren' veertig minuten duurt als de klant een pdf stuurt in plaats van een Excel.
• Reken per stap, niet per proces. 'De orderverwerking kost veel tijd' is te grof. Mail lezen, order overtypen, voorraad checken en bevestiging sturen zijn vier stappen, en AI is niet in alle vier even goed.
• Gebruik een eerlijk uurtarief. Wij rekenen standaard met € 45 per uur, inclusief werkgeverslasten. Werken er vooral specialisten aan, reken dan hoger. Pas het aan, maar onderbouw het.

Twijfel je over de getallen, meet dan een week mee. Een turflijst naast het toetsenbord zegt meer dan een schatting in een vergadering.

Schat per stap een bandbreedte: wat zeker haalbaar is (voorzichtig) en wat haalbaar is als alles meezit (ambitieus). Het verwachte getal is het midden daartussen. En reken nooit met meer dan 90 procent per stap: er blijft altijd controle, uitzonderingswerk en beheer.

Waarom een bandbreedte en niet één getal? Omdat niemand vooraf precies weet hoe goed AI het in jouw proces gaat doen. Eén getal suggereert een zekerheid die er niet is. Een bandbreedte is eerlijker en geeft ook een ondergrens waar je op kunt bouwen.

Waarom nooit 100 procent? Omdat er bij elke stap iets overblijft:

• Controle. In de meeste processen keurt een mens de uitkomst goed voordat die naar buiten gaat. Dat kost tijd, minder dan het werk zelf, maar het is niet nul.
• Uitzonderingen. De order in een handgeschreven fax, de klant die drie vragen in één mail stelt. Die gaan naar een mens.
• Beheer. Iemand houdt in de gaten of het nog goed loopt.

Hoeveel er overblijft, hangt af van de rol die AI krijgt. In de APO-methode zijn dat er vier: mens (AI blijft weg), AI helpt (de mens doet het, AI levert een eerste versie), mens keurt goed (AI doet het werk, een mens controleert) en volledig AI (met steekproeven). De meeste stappen landen op 'mens keurt goed'. Een salesvoorstel dat van vier uur naar één uur gaat, is daar een goed voorbeeld van: 75 procent minder tijd, en de accountmanager beslist nog steeds.

Ontbreekt de data, of zijn er geen voorbeelden van goed werk, dan zetten we de betrouwbaarheid van een kans op maximaal 40 procent, hoe mooi hij verder ook klinkt. Dat is geen afwijzing, maar een opdracht: eerst het fundament, dan de bouw.

De meeste mislukte AI-projecten stranden niet op het model. Ze stranden op de data: die is er niet, staat niet digitaal, of er zijn geen voorbeelden van goede output om van te leren. Daarom stellen we bij elke kans drie poortvragen:

1. 01Is de data digitaal beschikbaar? Mails, pdf's, systeemdata. Niet een archiefkast.
2. 02Zijn er voorbeelden van goed werk? Liefst tien of meer, direct aan te leveren. 'Een weekje naast Henk zitten' telt niet.
3. 03Is het proces helder? Kan iemand uitleggen wat erin gaat en wat eruit moet komen?

Is het antwoord ergens nee, dan krijgt de kans een eerlijke waarschuwing in de business case. Je ziet dan meteen wat je eerst moet regelen. Soms is dat een kwestie van een maand voorbeelden verzamelen. Soms blijkt dat de data op drie plekken staat en niemand weet welke klopt. Dan begint het project daar, en dat is ook winst.

Reken de besparing uit in drie scenario's: voorzichtig, verwacht en ambitieus. De investering blijft in alle drie gelijk; alleen de opbrengst verschilt. Neem je besluit op het verwachte scenario, nooit op het gunstigste.

Het voorzichtige scenario laat de ondergrens zien: wat er minimaal uitkomt. Het ambitieuze scenario laat zien wat er kan als alles meezit. Dat laten we zien, maar we verkopen het nooit. Wie zijn besluit op de best case neemt, is na een jaar teleurgesteld, ook als het project goed liep.

Dat de investering in alle drie gelijk is, is bewust. De prijs staat vast, de opbrengst is de onzekere factor. Zo weet je precies wat je betaalt en zie je hoe gevoelig de uitkomst is voor tegenvallers.

Een rekenvoorbeeld

Een voorbeeld, geen klantcase. Een bedrijf heeft drie kansen, loonkosten € 45 per uur:

• Orderinvoer. 40 minuten, 2 mensen, 80 keer per maand: € 57.600 per jaar. AI neemt 50 tot 80 procent over, verwacht 65 procent: € 37.440.
• Klantvragen voorbereiden. 8 minuten, 1 medewerker, 2.000 vragen per maand: € 144.000 per jaar. AI neemt 40 tot 70 procent over, verwacht 55 procent: € 79.200.
• Weekrapportage. 4 uur, 1 persoon, 4 keer per maand: € 8.640 per jaar. Met een goede prompt en een vaste opzet 60 tot 90 procent, verwacht 75 procent: € 6.480. Dit is een kans die het team zelf oppakt, zonder bouw.

Samen levert dat in het verwachte scenario € 123.120 per jaar op, zodra alles draait. Voorzichtig is het € 91.584, ambitieus € 154.656. De tabel onder dit artikel zet het op een rij.

Tel alle kosten van het eerste jaar op en deel die door de besparing per maand. Dat is je terugverdientijd. Bij NinA beginnen we pas als de verwachte besparing in het eerste jaar minstens twee keer de investering is.

Terugverdientijd in maanden = investering ÷ (besparing per jaar ÷ 12)

Tel bij de investering alles mee: de analyse, de bouw, hosting en onderhoud, licenties en de tijd van je eigen mensen. In het voorbeeld:

• AI Partnership pakket S, inclusief de AI Quick Scan: € 60.000 in het eerste jaar
• Onderhoudscontract Brons voor wat live staat: € 245 per maand, € 2.940 per jaar
• Samen: € 62.940, exclusief btw

De verwachte besparing is € 123.120 per jaar, dus € 10.260 per maand. De terugverdientijd is dan 62.940 ÷ 10.260 = ruim 6 maanden. In het voorzichtige scenario ruim 8 maanden, in het ambitieuze bijna 5.

De garantietoets

Onze garantie is: minimaal twee keer terug in het eerste jaar, anders beginnen we er niet aan. Bij pakket S (€ 60.000 in jaar 1) moet de verwachte besparing dus minstens € 120.000 zijn. Bij pakket M (€ 96.000) is dat € 192.000, bij pakket L (€ 150.000) € 300.000.

Het voorbeeld komt met € 123.120 net boven de drempel. Hier zouden we beginnen, maar niet blind. De klantvragen dragen het grootste deel. Blijkt in de Quick Scan dat daar geen voorbeelden van goede antwoorden zijn, dan geldt de 40-procentrem. Zonder die kans blijft er € 43.920 over. Dan adviseren we geen partnership, maar eerst een workshop, zodat het team zelf de eerste winst pakt en de voorbeelden verzamelt.

Uit de praktijk: in een anoniem traject werd € 77.000 bespaard tegen € 28.000 bouwkosten. Terugverdiend in circa 4,5 maand.

Eén kanttekening: processen gaan één voor één live. In het eerste jaar komt de besparing dus geleidelijk binnen. In de roadmap plannen we per kwartaal wat er draait, zodat je ziet wanneer het geld echt terugkomt.

De grootste fouten: rekenen met de best case, de controletijd vergeten, alleen naar licentiekosten kijken en na livegang niet meer meten. En de lastigste vraag overslaan: wat gebeurt er met de tijd die vrijkomt?

• Rekenen met de demo. In een demo gaat alles goed. In de praktijk zijn er uitzonderingen. Reken met het verwachte scenario.
• Controletijd vergeten. Als een mens alles nakijkt, is de besparing geen 100 procent. Reken die tijd mee.
• Alleen licenties tellen. Een licentie van een paar tientjes per maand lijkt goedkoop. Maar zonder training gebruikt niemand hem, en zonder koppeling met je systemen blijft het knippen en plakken.
• Geen nulmeting. Wie niet weet hoeveel tijd iets nu kost, kan achteraf niet laten zien wat het opleverde.
• Na livegang niet meer meten. Meet elke maand: hoeveel keer draaide het, hoeveel procent ging goed, hoeveel tijd kost de controle nog.
• Bespaarde tijd is niet vanzelf bespaard geld. Als de tijd verdampt in meer vergaderingen, zie je het niet terug. De meeste organisaties die we spreken, gebruiken de tijd om te groeien zonder extra mensen aan te nemen. Maak die keuze bewust, en schrijf hem op.

Voor een eerste indruk kun je zelf rekenen, met de rekenhulp hieronder, met de formules uit dit artikel of met ons gratis rekenblad in Excel. Wil je een business case waar je een besluit op kunt nemen, met de echte getallen uit jullie processen, dan is de AI Quick Scan de snelste route.

In de AI Quick Scan lopen we één dag bij jullie mee: gesprekken met directie en team, interviews op de werkvloer en processen live bekeken. Binnen een week ligt er:

• een nulmeting van jullie AI-volwassenheid op zeven punten
• een business case per kans, met de drie getallen per stap, drie scenario's en de betrouwbaarheid
• een impact-effortmatrix: wat eerst, wat later
• een roadmap voor twaalf maanden
• een eerlijk pakketadvies, of het advies om (nog) niet te beginnen

De Quick Scan kost € 6.000, exclusief btw. Je kunt hem los afnemen, en de uitkomst is van jullie. Kies je daarna voor het AI Partnership, dan telt hij mee in de investering van het eerste jaar.

Wil je eerst weten wat AI in het algemeen kost? Lees wat kost AI voor je bedrijf. En voor de kosten van één agent: wat kost een AI agent.