ChatGPT veilig gebruiken in je bedrijf

Openbare informatie en je eigen teksten zonder persoonsgegevens mogen in elke versie. Interne documenten en klantgegevens alleen in een zakelijke omgeving met afspraken, en liefst zonder namen. Wachtwoorden, BSN-nummers en medische gegevens horen in geen enkele chat.

Een handige indeling is het stoplicht:

Groen: mag in elke AI-tool

• Openbare informatie, zoals teksten van je eigen website
• Algemene vragen: 'hoe schrijf ik een duidelijke offerte?'
• Je eigen concepten zonder namen, cijfers of klantdetails

Oranje: alleen in de zakelijke tool, volgens de afspraken

• Interne documenten, procedures en handboeken
• Klantmails en dossiers, bij voorkeur met de namen eruit
• Vertrouwelijke bedrijfsinformatie, zoals offertes, contracten en cijfers

Rood: nooit in een chat-tool

• Wachtwoorden, API-sleutels en inloggegevens
• BSN-nummers, kopieën van identiteitsbewijzen en bankgegevens van personen
• Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid, geloof of strafrechtelijke gegevens
• Informatie waarvoor je een geheimhoudingsplicht hebt, tenzij je daar aparte afspraken over hebt

Pseudonimiseren: de handigste gewoonte

Vaak heb je de naam helemaal niet nodig. 'Jan de Vries uit Utrecht klaagt over zijn levering van 12 maart' wordt 'Klant A klaagt over een levering'. Het antwoord is net zo goed. Leer je team die gewoonte aan, dan verdwijnt het grootste deel van het risico.

Let wel: alleen de naam weghalen is niet altijd genoeg. Een combinatie van functie, woonplaats en een zeldzame gebeurtenis kan iemand nog steeds herkenbaar maken.

Bij de zakelijke versies (Business en Enterprise) gebruikt OpenAI je data standaard niet om modellen te trainen, kun je een verwerkersovereenkomst afsluiten en beheert de organisatie de accounts. Bij de gratis versie en persoonlijke abonnementen is dat allemaal niet zo.

OpenAI schrijft dat het data uit ChatGPT Enterprise, ChatGPT Business, ChatGPT Edu en het API-platform standaard niet gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren (OpenAI, 2026). Bij gratis en persoonlijke accounts kan OpenAI je gesprekken wel gebruiken om modellen te verbeteren, tenzij je dat in de instellingen uitzet. Ook als je dat doet, heb je nog geen verwerkersovereenkomst en geen zicht als organisatie.

De belangrijkste verschillen:

• Training op je data. Zakelijk standaard uit, persoonlijk alleen uit als de gebruiker het zelf uitzet.
• Verwerkersovereenkomst. Alleen bij de zakelijke versies.
• Beheer. Bij een zakelijk account bepaalt de organisatie wie toegang heeft, en neem je een account in als iemand vertrekt. Bij een privé-account vertrekt de kennis, en de data, met de medewerker mee.
• Bewaartermijnen en extra beveiliging. Uitgebreider bij Enterprise.

ChatGPT Business kost $ 20 per gebruiker per maand bij jaarbetaling of $ 25 per maand, vanaf twee gebruikers, exclusief btw (OpenAI, gecontroleerd op 26 oktober 2026; check de actuele prijs bij de aanbieder). Voor de meeste mkb-bedrijven is dat het startpunt. Enterprise is op aanvraag en bedoeld voor grotere organisaties met extra eisen.

Dezelfde logica geldt voor Claude en Microsoft Copilot: de zakelijke versies trainen standaard niet op je data. Welke het best bij je past, lees je in ChatGPT, Copilot of Claude.

Ja, zodra er persoonsgegevens in ChatGPT gaan. OpenAI verwerkt die gegevens dan voor jou, en de AVG (artikel 28) vraagt dat je daar schriftelijke afspraken over maakt. OpenAI biedt zakelijke klanten een verwerkersovereenkomst aan.

In die verhouding ben jij de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarom en hoe de gegevens worden gebruikt. OpenAI is de verwerker. De verwerkersovereenkomst legt vast wat de verwerker wel en niet mag, hoe de gegevens beveiligd worden, welke subverwerkers er meekijken en wat er gebeurt bij een datalek.

Drie dingen om naast de verwerkersovereenkomst te regelen:

• Je register van verwerkingen. Zet erin dat je een AI-dienst gebruikt, voor welk doel en met welke gegevens.
• Een DPIA als het risico hoog is. Verwerk je op grote schaal gevoelige gegevens met AI, bijvoorbeeld in de zorg of bij beoordeling van personen, dan is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling vaak verplicht. Vraag je privacyfunctionaris.
• Doorgifte buiten de EU. Komen gegevens in de VS terecht, dan moet die doorgifte goed geregeld zijn. Dat hoort in de afspraken met de aanbieder te staan. Check het, of laat het checken.

Dit klinkt als veel papier. In de praktijk is het een middag werk voor iemand die het vaker heeft gedaan, en daarna ligt het er.

Dat hangt af van je abonnement. Bij nieuwe ChatGPT Enterprise- en Edu-omgevingen kun je kiezen voor opslag in Europa, en sinds januari 2026 ook voor verwerking in Europa. Voor de API kun je projecten met Europese dataresidentie aanmaken. Bij Business en de persoonlijke versies check je zelf waar je data staat.

OpenAI introduceerde in februari 2025 dataresidentie in Europa. Voor ChatGPT Enterprise en Edu betekent dat: gesprekken, geüploade bestanden en custom GPT's worden in Europa opgeslagen, alleen voor nieuwe omgevingen. Voor de API kun je een project aanmaken waarbij verzoeken in Europa worden afgehandeld en niet worden bewaard (OpenAI, 2025). In januari 2026 kwam daar verwerking in Europa bij voor in aanmerking komende Enterprise- en Edu-klanten (OpenAI, 2026).

Is data in de EU een harde eis, bijvoorbeeld in de zorg of bij de overheid, dan heb je grofweg drie routes:

1. 01ChatGPT Enterprise met Europese opslag en verwerking.
2. 02Azure OpenAI in een Europese regio, binnen je eigen Microsoft-omgeving. Dat is geen chat-app voor iedereen, maar de basis voor een toepassing die je laat bouwen.
3. 03Microsoft 365 Copilot, dat voor Europese klanten binnen de EU Data Boundary werkt. Let op de instelling flex routing, waarmee Copilot bij piekdrukte buiten de EU kan rekenen.

Wat NinA bouwt, draait in de EU: op de eigen infrastructuur van de klant of op servers bij een Europese aanbieder. We werken volgens ISO 27001 en NEN 7510.

Geef je team een kort lijstje dat op één A4 past. Deze tien regels kun je zo overnemen en aanpassen. Ze werken het best als je ze uitlegt in een teamoverleg of training, niet alleen in een mail.

1. 01Gebruik voor werk alleen het zakelijke account. Geen privé-accounts, ook niet 'even snel'.
2. 02Geen wachtwoorden, BSN-nummers, bankgegevens of medische gegevens. Nooit, in geen enkele AI-tool.
3. 03Haal namen eruit als het kan. 'Klant A' werkt net zo goed als 'Jan de Vries'.
4. 04Plak geen hele dossiers als een samenvatting genoeg is. Hoe minder je deelt, hoe minder er mis kan gaan.
5. 05Controleer alles wat naar buiten gaat. AI kan overtuigend onzin schrijven. Jij bent verantwoordelijk voor wat je verstuurt.
6. 06Check feiten, cijfers en bronnen. Vooral bij juridische, financiële en medische onderwerpen.
7. 07Laat AI geen besluiten nemen over mensen. Een sollicitant afwijzen of een klant weigeren blijft mensenwerk.
8. 08Gebruik geen onbekende AI-tools of plug-ins. Wil je een nieuwe tool, vraag hem aan bij de eigenaar van het AI-beleid.
9. 09Meld het als het misgaat. Iets in een AI-tool gezet dat er niet in hoort? Meld het meteen. Melden is goed, verzwijgen niet.
10. 10Vraag het als je twijfelt. Er is een vast aanspreekpunt. Twijfel is een prima reden om even te bellen.

Zet deze regels in je AI-beleid, samen met de lijst van toegestane tools en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Heeft iemand persoonsgegevens in een AI-tool gezet die er niet in horen, dan is dat mogelijk een datalek. Stop, verwijder het gesprek, meld het intern bij de privacyfunctionaris en beoordeel of je het moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.

Vormt het lek een risico voor de mensen om wie het gaat, dan moet je het volgens de AVG binnen 72 uur na ontdekking melden bij de AP (artikel 33 AVG). Ook als je niet hoeft te melden, leg je het lek vast in je eigen register van datalekken.

Zo pak je het aan:

1. 01Stop en leg vast. Welke gegevens, van wie, in welke tool, met welk account, wanneer.
2. 02Verwijder het gesprek. Ga er wel niet van uit dat de gegevens daarmee meteen overal weg zijn.
3. 03Meld het intern. Bij de privacyfunctionaris of degene die datalekken afhandelt.
4. 04Beoordeel het risico. Ging het om een zakelijk account met verwerkersovereenkomst, of om een gratis privé-account? Dat maakt een groot verschil.
5. 05Meld waar nodig. Bij de AP, en als het risico hoog is ook bij de betrokkenen.
6. 06Leer ervan. Waarom gebeurde het? Ontbrak een zakelijke tool, was de regel niet bekend, of was er tijdsdruk? Pas je afspraken of training aan.

Een cultuur waarin mensen een fout durven te melden, is meer waard dan het strengste verbod. Wie bang is voor straf, meldt niets.

Gaat er elke dag klantdata door AI, bijvoorbeeld bij het beantwoorden van klantmails, laat dat dan niet afhangen van knippen en plakken in een chat. Bouw er een workflow voor die de gegevens afschermt, in de EU draait, alles vastlegt en een mens laat goedkeuren.

Knippen en plakken in een chat is prima voor af en toe. Maar als een team elke dag honderd klantmails door ChatGPT haalt, wordt elk van die honderd momenten een kans op een fout. Dan is het veiliger, en sneller, om het proces zelf in te richten:

• Gegevens afschermen voordat ze naar het model gaan. Namen en nummers eruit, daarna weer terug in het concept. Zoals in het voorbeeld bovenaan deze pagina.
• Een model dat in de EU draait, met een zakelijke overeenkomst en zonder training op je data.
• Logging. Wat ging erin, wat kwam eruit, wie keurde goed.
• Een mens in de lus. De AI bereidt voor, de medewerker controleert en verstuurt.

Bij een enterprise-klant van ons heeft zo 80 procent van de 6.000 klantvragen per maand een voorbereid antwoord voordat het ticket opent. Een medewerker controleert en verstuurt, altijd.

Zo'n workflow bouwen we binnen het AI Partnership. Wil je eerst je team leren veilig met ChatGPT te werken, dan is een ChatGPT-training op jullie eigen werk de snelste stap. Een workshop van een dagdeel kost € 4.500, exclusief btw.

Dit artikel is uitleg, geen juridisch advies. Werk je met bijzondere persoonsgegevens, laat je aanpak dan toetsen door je privacyfunctionaris of jurist.