Welke processen kun je automatiseren met AI?

De eerste vraag is niet "kan AI dit?", maar "wat kost dit nu?". Geef elke stap van een proces drie getallen: hoe lang het duurt, met hoeveel mensen, en hoe vaak per maand.

Een voorbeeld. Een taak van veertig minuten, met twee mensen, tachtig keer per maand. Dat is 1.280 uur per jaar. Bij een uurtarief van € 45 is dat € 57.600 per jaar. Nu weet je wat er op het spel staat, en kun je beoordelen of bouwen loont.

Zo voorkom je de klassieke fout: beginnen bij het proces dat het meest irriteert, in plaats van bij het proces dat het meeste oplevert. Rekenen kan meteen met de rekenhulp AI-besparing.

Dit is de AI-fit check uit onze APO-methode. Beantwoord elke vraag met nee (0 punten), deels (1) of ja (2). Past een vraag niet bij de taak, dan telt hij niet mee.

1. 01Is helder wat erin gaat en wat eruit moet komen? Kan wie het werk doet uitleggen: dit krijg ik, dit lever ik op?
2. 02Staat de informatie die nodig is digitaal? In een systeem, een mailbox of een map. Niet in iemands hoofd.
3. 03Zijn er minstens tien voorbeelden van goed werk? Input én goede output, digitaal.
4. 04Is het in een paar stappen af? Geen lange keten van afwegingen die op elkaar voortbouwen.
5. 05Gaat het elke keer ongeveer hetzelfde? Een vast patroon, niet elke keer een uitzondering.
6. 06Is een fout goedkoop te herstellen? Een fout valt op en is snel recht te zetten.
7. 07Hoeft de uitkomst niet uitgebreid onderbouwd te worden? Moet er een juridische of diepgaande uitleg bij, dan is het antwoord nee.

Tel op, maximaal 14 punten. 11 of meer is een sterke kans, 8 of meer een goede, 5 of meer twijfel. Daaronder is de taak (nu) niet geschikt. Liever niet zelf tellen? De check hieronder rekent het voor je uit.

Een hoge score betekent niet dat AI het alleen mag doen. Drie vragen bepalen of de mens aan het roer blijft:

• Is originele creativiteit de kern? Een campagne-idee of een nieuw concept blijft mensenwerk. AI kan wel varianten en eerste versies maken.
• Moet iemand fysiek aanwezig zijn? Een monteur op locatie, een gesprek aan tafel.
• Is een mens persoonlijk aansprakelijk voor de uitkomst? Bij advies, een diagnose of een juridische handtekening levert AI het voorwerk en beslist de mens.

Daaruit volgt een van vier rollen: mens (AI doet niet mee), AI helpt (de mens beslist, AI levert het voorwerk), mens keurt goed (AI doet het werk, een mens controleert voor het naar buiten gaat) of volledig AI. De meeste kansen landen op de middelste twee. Volledig AI is de zeldzaamste rol. Meer daarover lees je in human in the loop.

Veel AI-projecten stranden niet op het model, maar op de data. Die is er niet, staat niet digitaal, of er zijn geen voorbeelden van goed werk om van te leren.

Daarom zit er een rem in de methode: ontbreekt de data of ontbreken de voorbeelden, dan rekenen we met maximaal 40 procent betrouwbaarheid, hoe goed de taak verder ook scoort. En we rekenen nooit met 100 procent besparing: per stap hooguit 90 procent, want uitzonderingen, controle en beheer blijven altijd.

Een lage score is geen afwijzing, maar een opdracht. Eerst de voorbeelden verzamelen of de informatie digitaal maken, dan pas bouwen. Lees ook waarom AI-projecten mislukken.

Processen die in de praktijk hoog scoren, met wat het opleverde bij klanten:

• Klantenservice: klantvragen beantwoorden. Een agent zet het antwoord klaar met de juiste orderinformatie, een medewerker controleert en verstuurt. Bij een klant ging het aandeel vragen met een voorbereid antwoord van 30 naar 80 procent. Zie AI in de klantenservice.
• Backoffice: aanvragen uit mail en formulieren verwerken in het eigen systeem. Bij Van Berkel Professionals leverde dat 192 uur per maand op, met een mens die goedkeurt.
• E-commerce: productinformatie van leveranciers omzetten in productteksten in zes talen. Bij EasyToys 132 uur per maand.
• Sales: voorstellen opstellen. Bij een klant ging dat van 4 naar 1 uur per voorstel. Zie AI in sales.
• Finance: facturen verwerken. Bij een klant scheelde dat 12 uur per week. Zie AI in finance.
• HR: cv's screenen en kandidaten samenvatten, met het besluit bij de recruiter. Bij een HR-consultancy ging het screenen 65 procent sneller. Zie AI in HR.

Alle afdelingen op een rij: AI per afdeling.

• Een proces dat niemand kan uitleggen. Als drie collega's het op drie manieren doen, automatiseer je de chaos. Maak eerst de afspraak, dan de automatisering.
• Werk dat bijna nooit voorkomt. Twee keer per jaar een uur werk levert te weinig op om te bouwen. Een goede prompt is dan genoeg.
• Uitzonderingen. Laat AI het gewone werk doen en de uitzonderingen bij mensen. Dat is precies waar mensen goed in zijn.
• Besluiten met grote gevolgen zonder controle. Bij geld, gezondheid of rechtspositie hoort altijd een mens die goedkeurt.

De zeven vragen vertellen of een taak geschikt is. Ze vertellen niet welke taak eerst moet, wat het bouwen kost en of het loont.

Daarvoor is de AI Quick Scan: één dag bij jullie op locatie, met de mensen die het werk doen. We tekenen de processen uit in meetbare stappen, toetsen ze zoals hierboven en rekenen per kans uit wat het oplevert en kost. Binnen een week ligt er een business case en een roadmap. De Quick Scan kost € 6.000 en is ook los af te nemen.

Eerst zelf verkennen kan ook: met de gratis AI-zelfscan zie je in twee minuten waar jullie organisatie staat.