AI per afdeling · HR
AI in HR: minder administratie, meer aandacht voor mensen
Voor HR-teams en recruiters die verdrinken in vacatureteksten, cv's, agenda's en dezelfde vragen over verlof. AI schrijft, vat samen, plant en beantwoordt vragen uit het handboek. Wie je uitnodigt, aanneemt of afwijst, beslist altijd een mens. Zorgvuldig en transparant, want het gaat over mensen.
- 65% sneller screenen (HR-consultancy)
- De recruiter beslist
- Data in de EU
- BinnenSollicitatie binnenCv en motivatie via het formulier
- AISamenvatting per kandidaatLangs de functie-eisen, met bron
- MensRecruiter beoordeeltUitnodigen of niet: dat besluit een mens
- AIInterview ingeplandVoorstel uit alle agenda's
- KlaarBevestiging verstuurdMet praktische info voor de kandidaat
HR-consultancy: 65% sneller screenen
Werkten met ons
01 / Wat het is
Wat doet AI in HR?
AI in HR neemt het schrijf-, zoek- en planwerk over, zodat HR tijd heeft voor mensen. Denk aan vacatureteksten, samenvattingen van cv's voor de recruiter, interviews inplannen, onboarding regelen en vragen van medewerkers beantwoorden uit het personeelshandboek. Besluiten over mensen neemt AI niet: wie je uitnodigt, aanneemt, afwijst of beoordeelt, beslist altijd een mens.
Die grens is bij HR scherper dan op elke andere afdeling. Bij een factuur is een fout vervelend. Bij een sollicitant raakt een fout iemands kans op een baan. Daarom maken we in HR onderscheid tussen twee soorten taken. Werk zonder oordeel over een persoon, zoals een interview plannen of een vraag over verlof beantwoorden, kan AI grotendeels zelf doen. Werk met een oordeel over een persoon blijft bij de recruiter of HR-adviseur. AI levert daar hooguit de samenvatting.
Het meeste werk zit in die eerste soort. Goed nieuws: daar is de winst groot en het risico klein.
01Vacatureteksten
In jullie toon, met de echte eisen, zonder clichés.
02Cv-samenvattingen
Langs de functie-eisen, met bron. De recruiter beoordeelt.
03Planning en onboarding
Interviews, accounts, eerste werkdag: geregeld zonder mailpingpong.
04HR-vraagbaak
Antwoorden uit het handboek, met bron. Persoonlijke vragen gaan naar HR.
02 / Herkenbaar?
HR wil met mensen bezig zijn. De agenda zegt iets anders.
Het is geen onwil. Het is het geregel eromheen dat de week opvreet.
Tweehonderd cv's
“Op één vacature komen tweehonderd reacties. Bij de vijftigste lees je niet meer zo scherp als bij de eerste.”
Mailpingpong
“Vier mails heen en weer voor één interview. Met drie interviewers wordt het een puzzel.”
Hoeveel verlofdagen heb ik?
“Elke week dezelfde vragen over verlof, declaraties en pensioen. Het staat in het handboek. Dat niemand leest.”
De eerste werkdag
“Laptop niet klaar, account niet aangemaakt, de buddy wist van niks. Geen fijne eerste indruk.”
De vacaturetekst
“We kopiëren de vacature van drie jaar geleden en passen de datum aan.”
Na het gesprek
“Het gespreksverslag schrijf ik 's avonds. Anders komt het er niet van.”
03 / Zorgvuldig
Kun je AI gebruiken bij werving en selectie?
Ja, maar met meer zorg dan waar ook in je organisatie. AI kan cv's samenvatten, kandidaten naast de functie-eisen leggen en interviews plannen. Het besluit wie je uitnodigt, aanneemt of afwijst, blijft bij een mens. Kandidaten weten dat er AI wordt gebruikt en waarvoor. En je kijkt of het systeem niemand onterecht benadeelt.
Waarom zo streng? Omdat AI leert van voorbeelden, en voorbeelden uit het verleden kunnen scheef zijn. Een systeem dat leert van wie er vroeger werd aangenomen, kan zonder dat iemand het wil bepaalde mensen lager inschatten. Dat zie je niet aan één cv. Dat zie je alleen als je erop let.
Vijf spelregels voor AI in werving en selectie:
- De mens beslist. Geen score die bepaalt wie doorgaat. AI vat samen, de recruiter oordeelt.
- Uitlegbaar. Elke samenvatting verwijst naar wat er in het cv staat. Geen zwarte doos.
- Transparant. Kandidaten horen dat AI helpt bij de verwerking, en hoe.
- Controleren op scheefheid. Voordat het live gaat, en daarna regelmatig.
- Zuinig met data. In de EU, alleen wat nodig is, niet langer bewaard dan nodig.
Ook de AI Act zegt iets over AI bij werving en selectie. Wat dat voor jullie betekent, lees je in de AI Act voor het mkb. Twijfel je over jullie situatie, laat dan een jurist meekijken.
01AI mag
Samenvatten, naast de functie-eisen leggen, plannen, bevestigen.
02AI mag niet
Zelfstandig afwijzen, rangschikken of een score geven die beslist.
03De recruiter
Leest, oordeelt, besluit en blijft aanspreekbaar.
04De kandidaat
Weet dat AI helpt, en spreekt altijd een mens.
04 / Voor en na
Een week op HR, voor en na AI.
Zes taken zoals we ze voor HR-teams bouwen. Waar een klantcijfer staat, komt het uit een case. De rest is een indicatie of een rekenvoorbeeld; wat het bij jullie oplevert, rekenen we uit met jullie eigen getallen.
- Indicatie: 1 tot 2 uur per vacature
Een vacaturetekst
Voorheen
De vacature van drie jaar geleden kopiëren en de datum aanpassen.
Met AI
Een tekst in jullie toon op basis van het gesprek met de manager, met de echte eisen. HR scherpt aan.
- HR-consultancy: 65% sneller screenen
Tweehonderd sollicitaties
Voorheen
Elk cv lezen en aantekeningen maken. Na de vijftigste minder scherp.
Met AI
Per kandidaat een samenvatting langs de functie-eisen, met verwijzing naar het cv. De recruiter leest en beslist.
- Indicatie: 15 tot 20 min per interview
Een interview plannen
Voorheen
Vier mails heen en weer met de kandidaat en drie agenda's.
Met AI
Een voorstel uit alle agenda's. De kandidaat kiest een moment, de uitnodiging gaat eruit.
Het gespreksverslag
Voorheen
's Avonds uitgewerkt uit een kladblok.
Met AI
Een verslag uit de aantekeningen, in een vaste opbouw. De interviewer checkt en schrijft zijn oordeel zelf.
De eerste werkdag
Voorheen
Losse mails naar IT, facilitair en de buddy. Iets vergeten we altijd.
Met AI
Een vaste onboardingflow: accounts aangevraagd, buddy ingelicht, welkomstmail en planning voor week één klaar. HR keurt goed.
- Rekenvoorbeeld: 150 vragen x 10 min = 25 uur per maand
Hoeveel verlofdagen heb ik?
Voorheen
HR beantwoordt dezelfde vraag voor de twintigste keer deze maand.
Met AI
Een HR-vraagbaak antwoordt uit het handboek, met bron. Persoonlijke of gevoelige vragen gaan naar HR.
05 / Wie beslist?
Waar AI helpt, en waar een mens beslist.
Kies een taak en zie in welke van de vier APO-rollen hij landt: mens, AI helpt, mens keurt goed of volledig AI. Kijk vooral naar 'sollicitant afwijzen': AI kan de brief opstellen, maar het besluit raakt een mens en blijft dus bij een mens.
Kies een taak
Mens
De mens doet het werk. AI blijft weg.
AI helpt
De mens doet het, AI levert een eerste versie of zoekt op.
Mens keurt goed
AI doet het werk, een mens controleert voordat het de deur uit gaat.
Volledig AI
AI doet het zelf. Een mens kijkt steekproefsgewijs mee.
Waar het landt: Mens keurt goed
AI zet het antwoord klaar met de juiste orderinformatie. Een medewerker leest mee en verstuurt: de toon en de uitzonderingen blijven mensenwerk.
06 / Voor je mensen
Wat merken medewerkers van AI op HR?
Vooral dat ze sneller antwoord krijgen en minder hoeven uit te zoeken. Een nieuwe collega die op zondagavond wil weten hoe het zit met parkeren, krijgt antwoord uit het handboek in plaats van een volle inbox bij HR op maandag. Een manager die een vacature wil openen, heeft binnen een uur een concepttekst. Een kandidaat krijgt binnen een dag een uitnodiging in plaats van na een week.
En HR zelf? Die krijgt tijd terug voor het werk waar ze ooit voor koos: gesprekken, begeleiding, een cultuur waar mensen willen blijven. Bij Wens Chalets, waar we AI-workflows bouwden voor administratie, rapportages en gastcommunicatie, ging het werknemersgeluk van een 7 naar een 9. Minder geregel, meer werk dat ertoe doet.
Een HR-vraagbaak werkt alleen als het handboek klopt. Vaak is het eerste wat we doen dan ook samen met HR het handboek opruimen: tegenstrijdige regels eruit, oude versies weg. Dat is meteen winst, ook zonder AI.
01Medewerkers
Antwoord uit het handboek, ook buiten kantoortijd.
02Managers
Een vacaturetekst en een planning zonder heen-en-weer.
03Kandidaten
Sneller een reactie, en een mens die beslist.
04HR
Tijd voor gesprekken in plaats van geregel.
07 / Zelf, tool of partner?
ChatGPT, de AI in je HR-pakket of een AI-partner?
Drie manieren om AI in HR te gebruiken. Bij HR telt naast gemak vooral: waar gaan de persoonsgegevens heen, en wie beslist?
| Zelf met ChatGPT of Copilot | AI-functies in je HR-pakket of ATS | AI Partnership met NinA | |
|---|---|---|---|
| Wat het doet | Teksten schrijven en samenvatten als iemand erom vraagt | Functies binnen het pakket, zoals vacatureteksten | Workflows over al je systemen: werving, agenda, handboek, IT en HR-pakket |
| Kent jullie handboek en functieprofielen | Alleen wat je erin plakt | Wat in het pakket staat | ✓ |
| Waar persoonsgegevens heen gaan | Let op: cv's horen niet in een gratis account | Bij de leverancier van het pakket | In de EU, bij jullie of bij een Europese aanbieder |
| Mens beslist over kandidaten | Als de gebruiker dat doet | Hangt af van de instellingen | Altijd, zo is het gebouwd |
| Uitlegbaar per kandidaat | · | Verschilt per pakket | ✓ |
| Wie bouwt en onderhoudt | Ieder voor zich | De leverancier | Een vast team van NinA |
| Past bij | Teksten en losse vragen, klein team | Werving binnen één pakket | Veel volume, meerdere systemen, onboarding en vraagbaak |
Schuif opzij voor alle kolommen →
Plak nooit cv's of personeelsdossiers in een gratis AI-account. Meer daarover in ChatGPT en de AVG.
08 / Zo pakken we het aan
Van eerste gesprek tot een HR-team met tijd over.
Bouwen doen we binnen het AI Partnership. Je begint met de AI Quick Scan van € 6.000: één dag op locatie, en binnen een week weet je waar AI in HR het meeste oplevert.
- 01
Kennismaking
Een kwartier
Waar gaat de tijd van HR heen: werving, vragen, onboarding of verslagen?
- 02
AI Quick Scan
Eén dag plus een week
We tellen per taak de duur, het aantal mensen en de frequentie, en spreken per taak af wat AI wel en niet mag. Je krijgt een business case per kans en een roadmap voor twaalf maanden.
- 03
Eerste proces live
Kwartaal 1
Vaak de HR-vraagbaak of de interviewplanning: veel volume, geen oordeel over personen. Werving komt daarna, met de spelregels erbij.
- 04
Uitrollen
Daarna
Cv-samenvattingen, onboarding, vacatureteksten. Elke maand zie je wat het oplevert, en of het eerlijk blijft werken.
09 / Cases
HR en administratie met AI, in de praktijk.
10 / Vragen
Veelgestelde vragen over AI in HR.
Wat kan AI doen voor HR?
AI kan voor HR vacatureteksten opstellen, cv's samenvatten langs de functie-eisen, interviews inplannen, gespreksverslagen uitwerken, de onboarding van nieuwe medewerkers regelen en vragen van medewerkers beantwoorden uit het personeelshandboek. Besluiten over mensen, zoals uitnodigen, aannemen, afwijzen of beoordelen, blijven bij een mens. Bij een HR-consultancy waar NinA AI mee werkt, ging het screeningsproces zo 65 procent sneller.
Mag AI cv's beoordelen?
AI kan cv's samenvatten en naast de functie-eisen leggen, met een verwijzing naar wat er in het cv staat. Het oordeel, wie je uitnodigt of afwijst, laat je bij een recruiter. Bij werving en selectie vraagt AI extra zorg: uitlegbaarheid, transparantie naar kandidaten en controle op scheefheid. Ook de AI Act zegt er iets over; lees daarvoor de AI Act voor het mkb.
Moet je kandidaten vertellen dat je AI gebruikt?
Wij raden het altijd aan. Vertel in de vacature of de bevestigingsmail dat AI helpt bij het verwerken van sollicitaties, waarvoor precies, en dat een mens beslist. Het is eerlijk naar kandidaten en voorkomt verrassingen. Wat de wet precies vraagt, hangt af van jullie situatie; lees de AI Act voor het mkb en laat bij twijfel een jurist meekijken.
Wat is een HR-vraagbaak of HR-chatbot?
Een HR-vraagbaak beantwoordt vragen van medewerkers uit het personeelshandboek, de cao en de regelingen, met een verwijzing naar de bron. Denk aan verlof, declaraties, thuiswerken of pensioen. Persoonlijke of gevoelige vragen, zoals ziekte of een conflict, gaan direct naar een HR-medewerker. Een vraagbaak werkt alleen als het handboek klopt; dat ruimen we zo nodig eerst samen op.
Kan AI de onboarding van nieuwe medewerkers regelen?
Het geregel eromheen wel. Een onboardingflow vraagt accounts aan bij IT, licht de buddy en de manager in, stuurt een welkomstmail en zet de planning voor de eerste week klaar. HR keurt goed en voert de gesprekken. Zo begint een nieuwe collega met een werkende laptop in plaats van een excuus.
Is AI in HR veilig voor persoonsgegevens?
Als je het goed inricht wel. Bij NinA AI blijft de data in de EU, op jullie eigen infrastructuur of op servers bij een Europese aanbieder, en ziet de AI alleen wat hij voor zijn taak nodig heeft. Alles wordt gelogd en de data-afspraken liggen vast voordat we bouwen. We werken volgens ISO 27001 en NEN 7510; de certificering is in voorbereiding. Plak cv's nooit in een gratis AI-account.
Wat kost AI voor HR bij NinA AI?
Je start met de AI Quick Scan van € 6.000. Bouwen gebeurt binnen het AI Partnership: pakket S kost € 4.500 per maand (30 uur), M € 7.500 (50 uur) en L € 12.000 (80 uur), minimaal twaalf maanden. Wat live staat, valt onder een onderhoudscontract vanaf € 245 per maand, inclusief AI-verbruik: Brons draait op jullie eigen servers, Zilver en Goud op ons platform in de EU. Alle bedragen exclusief btw. We beginnen alleen als het hele partnership in het eerste jaar minstens twee keer de investering oplevert. Is het volume daarvoor te klein, dan is een workshop een betere start.
Vervangt AI de recruiter of HR-adviseur?
Nee. AI neemt het lezen, plannen, schrijven en opzoeken over. Het gesprek, het oordeel over een kandidaat, de begeleiding van medewerkers en de cultuur blijven mensenwerk. Wat we zien: HR krijgt tijd terug voor precies dat werk.
Meer tijd voor mensen, minder voor geregel?
Plan een kennismaking. We kijken samen waar de tijd van HR heen gaat, en waar AI zorgvuldig kan helpen.
01
Kennismaking
Een kwartier, vrijblijvend. Waar loopt het werk vast en wat wil je bereiken?
02
AI Quick Scan
Eén dag bij jullie op locatie. Binnen een week een business case en een roadmap.
03
AI Partnership
Een vast team dat bouwt, traint en elke maand laat zien wat het oplevert.
160+ organisaties · Sessies gewaardeerd met een 9,3 · Vanuit Amsterdam