AI per afdeling · finance
AI in finance: minder overtypen, meer grip op de cijfers
Voor finance-teams en controllers die hun week kwijt zijn aan facturen, matchen en maandrapportages. AI leest facturen uit, matcht ze met de inkooporder, zet de boeking klaar en signaleert wat afwijkt. Jullie keuren goed en houden tijd over voor analyse en advies.
- 12 uur per week bespaard op facturen
- Werkt met Exact, AFAS en SAP
- Een mens keurt goed
Finance-agent
liveleest 146 facturen uit de factuurmailbox
matcht met inkooporders en ontvangstregistraties in Exact
zet 131 boekingen klaar, boekt pas na akkoord
Werkten met ons
01 / Wat het is
Wat doet AI in finance?
AI in finance doet het lees-, match- en zoekwerk in de financiële administratie. Het leest facturen uit, matcht ze met inkooporders en ontvangsten, zet boekingen klaar, signaleert afwijkingen en maakt de eerste versie van rapportages. Een mens keurt goed wat er geboekt wordt en beslist wat er met een afwijking gebeurt.
Finance is een dankbare afdeling voor AI. Het werk is vaak al digitaal, het volume is hoog en elke fout valt op bij de controle. Dat laatste is belangrijk: bij een factuur weet je precies wanneer het goed is. Zo kun je meten hoe vaak AI het goed doet, en dus vertrouwen opbouwen met bewijs.
En het is een afdeling waar de mensen vaak te goed zijn voor het werk dat ze doen. Een controller die drie dagen per maand cijfers uit systemen plakt, kan in die tijd ook uitzoeken waarom de marge van productgroep B al drie maanden zakt. Daar heeft de directie meer aan.
01Facturen uitlezen
Pdf, mail of portaal: leverancier, bedrag, btw en regels herkend.
02Matchen en boeken
Met inkooporder en ontvangst, de boeking klaar voor akkoord.
03Afwijkingen
Prijsverschillen, dubbele facturen en ontbrekende ordernummers apart.
04Rapportages
Cijfers uit meerdere systemen, met uitleg bij wat opvalt.
02 / Herkenbaar?
Waar de tijd van finance echt heen gaat.
Niet naar analyse en advies. Naar al het werk dat eraan voorafgaat.
De factuurmailbox
“Honderden pdf's per week, elk in een ander format. We typen ze over in het boekhoudpakket.”
Matchen
“Factuur, inkooporder, pakbon. Drie documenten, drie systemen, één collega die ze naast elkaar legt.”
Dubbel betaald
“Een leverancier stuurde de factuur twee keer. We merkten het pas toen er een creditnota kwam. Of niet.”
De maandafsluiting
“De eerste week van de maand is finance onbereikbaar. Iedereen zit in Excel.”
De vraag van de directie
“Waarom is de marge gezakt? Het antwoord kost een dag zoeken in drie systemen.”
Compliance
“Elk dossier langs dezelfde checklist. Honderd keer per maand, met de hand.”
03 / Voor en na
Een maand in finance, voor en na AI.
Zes taken die we voor finance-teams automatiseren. Waar een klantcijfer staat, komt het uit een case. Wat het bij jullie oplevert, rekenen we uit met jullie eigen volumes.
- Klantcase: 12 uur per week
Een inkoopfactuur
Voorheen
Pdf openen, leverancier zoeken, bedragen en btw overtypen, coderen.
Met AI
Uitgelezen, gecodeerd en klaargezet als boeking. De boekhouder keurt goed.
Factuur, order en ontvangst matchen
Voorheen
Drie documenten uit drie systemen met de hand naast elkaar leggen.
Met AI
Automatisch gematcht. Alleen de verschillen komen in de werklijst, met de documenten erbij.
Dubbele en afwijkende facturen
Voorheen
Vallen op als het te laat is, of helemaal niet.
Met AI
Gesignaleerd voordat er betaald wordt: zelfde bedrag, zelfde leverancier, ander nummer.
Debiteuren opvolgen
Voorheen
Een lijst met openstaande posten en een middag bellen en mailen.
Met AI
Herinneringen als concept in de juiste toon per klant, gesprekken voorbereid met de historie. De credit controller beslist.
- Consultancybureau: 55% tijdbesparing
De maandrapportage
Voorheen
Exports uit drie systemen, een middag plakken, een uur opmaken.
Met AI
De cijfers bij elkaar, met uitleg bij wat afwijkt van budget en vorig jaar. De controller schrijft de duiding.
- Adviesbureau: 95% nauwkeurigheid
Een compliancecheck
Voorheen
Elk dossier met de hand langs dezelfde checklist.
Met AI
Dossiers automatisch langs de checklist, per punt wat er gevonden is. De adviseur beoordeelt.
04 / Afwijkingen
Waarom AI in finance vooral goed is in wat níet klopt.
Een factuur die precies matcht met de inkooporder, is niet interessant. Die moet gewoon geboekt worden. De waarde zit in de facturen die afwijken: een prijs die hoger is dan afgesproken, een factuur zonder ordernummer, een leverancier die twee keer factureert, een btw-bedrag dat niet klopt.
Met de hand vind je die door alles te controleren. Dat kost veel tijd, en juist bij grote volumes glipt er iets doorheen. AI draait het om. Alles wat klopt, gaat als klaargezette boeking naar akkoord. Alles wat afwijkt, staat bovenaan de werklijst, met de reden en de documenten erbij. Je team besteedt zijn aandacht aan de uitzondering in plaats van aan de regel.
Hetzelfde werkt in de rapportage. In plaats van een tabel met honderd regels krijg je de vijf posten die opvallen, met de vraag erbij: is dit een fout, een verschuiving of een trend? Het antwoord blijft van de controller.
01Wat klopt
Klaargezet als boeking. Eerst akkoord per factuur, later steekproeven als het bewezen goed gaat.
02Wat afwijkt
Bovenaan de werklijst, met reden en documenten.
03Wat opvalt in de cijfers
Een signaal met uitleg. De duiding is van de controller.
04Wat AI niet doet
Betalingen versturen zonder akkoord van een bevoegde collega.
05 / Wie doet wat?
Waar landt welk finance-werk: bij de mens of bij AI?
Factuurverwerking is een van de weinige taken die op termijn volledig naar AI kan, met steekproeven: vaste vorm, veel volume en elke fout valt op bij de match. Andere taken blijven bij 'mens keurt goed' of 'AI helpt'. Kies een taak en zie waarom.
Kies een taak
Mens
De mens doet het werk. AI blijft weg.
AI helpt
De mens doet het, AI levert een eerste versie of zoekt op.
Mens keurt goed
AI doet het werk, een mens controleert voordat het de deur uit gaat.
Volledig AI
AI doet het zelf. Een mens kijkt steekproefsgewijs mee.
Waar het landt: Mens keurt goed
AI zet het antwoord klaar met de juiste orderinformatie. Een medewerker leest mee en verstuurt: de toon en de uitzonderingen blijven mensenwerk.
06 / Waar je op let
Zes dingen die je bij AI in finance vooraf goed regelt.
Functiescheiding
Wie boekt, keurt niet goed. Die regel blijft staan als AI meewerkt: de AI zet klaar, een bevoegde collega keurt.
Een audit trail
Elke stap wordt gelogd: wat de AI las, wat hij voorstelde, wie akkoord gaf. Prettig voor de accountant.
Stamgegevens op orde
Dubbele leveranciers en oude grootboekrekeningen maken AI onzeker. Opruimen is vaak stap één.
Drempels
Boven een bedrag dat jullie kiezen, altijd een tweede paar ogen. Hoe goed het ook matcht.
Data in de EU
Financiële data blijft in de EU, bij jullie of bij een Europese aanbieder. Azure OpenAI is mogelijk.
Gebruiken wat er al is
Kan je boekhoudpakket het zelf al goed genoeg? Gebruik dat. Wij bouwen waar het werk tussen systemen loopt.
07 / Zelf, tool of partner?
ChatGPT, de factuurscan in je pakket of een AI-partner?
Drie manieren om AI in finance te gebruiken. Ze sluiten elkaar niet uit. Eerlijk naast elkaar:
| Zelf met ChatGPT of Copilot | Factuurscan in je boekhoudpakket | AI Partnership met NinA | |
|---|---|---|---|
| Wat het doet | Een tabel samenvatten of een formule uitleggen | Facturen uitlezen en een boekingsvoorstel doen | Uitlezen, matchen, afwijkingen, rapportages en checks over al je systemen |
| Matcht met inkooporder en ontvangst | · | Soms, afhankelijk van het pakket | ✓ |
| Werkt over meerdere systemen (ERP, bank, CRM, Excel) | · | · | ✓ |
| Rapportage met uitleg | Als je de data zelf aanlevert | · | ✓ |
| Audit trail en goedkeuring | · | Binnen het pakket | Over de hele keten, per stap gelogd |
| Wie bouwt en onderhoudt | Ieder voor zich | De leverancier | Een vast team van NinA |
| Past bij | Losse analyses en vragen | Standaardfacturen, één pakket | Veel volume, meerdere systemen, afwijkingen en rapportages |
Schuif opzij voor alle kolommen →
Een goede factuurscan in je pakket is vaak een prima begin. Wij bouwen eromheen: het matchen, de uitzonderingen en de rapportage.
08 / Zo pakken we het aan
Van eerste gesprek tot een maandafsluiting die geen week meer duurt.
Bouwen doen we binnen het AI Partnership. Je begint met de AI Quick Scan van € 6.000: één dag op locatie, en binnen een week weet je wat AI in jullie finance oplevert.
- 01
Kennismaking
Een kwartier
Hoeveel facturen, welke systemen, en waar zit het handwerk?
- 02
AI Quick Scan
Eén dag plus een week
We lopen de keten door van factuur tot rapportage. Per stap drie getallen: duur, aantal mensen en frequentie. Per kans een business case, en een roadmap voor twaalf maanden.
- 03
Eerste proces live
Kwartaal 1
Bijna altijd factuurverwerking: veel volume, vaste vorm, meetbaar. Getest op honderden facturen van vorige maand, met een boekhouder die alles goedkeurt.
- 04
Uitrollen
Daarna
Afwijkingen, debiteuren, rapportages, compliancechecks. Elke maand zie je wat het oplevert in uren en euro's.
09 / Cases
Documenten, checks en administratie met AI, in de praktijk.
10 / Vragen
Veelgestelde vragen over AI in finance.
Wat kan AI doen in finance?
AI kan in finance facturen uitlezen, ze matchen met inkooporders en ontvangsten, boekingen klaarzetten, dubbele of afwijkende facturen signaleren, debiteuren opvolgen, maandrapportages voorbereiden en dossiers langs een compliancechecklist halen. Een mens keurt goed wat er geboekt en betaald wordt. Bij een klant van NinA AI scheelde alleen de factuurverwerking 12 uur per week.
Kan AI facturen automatisch verwerken?
Ja. AI leest facturen uit pdf, mail of portaal, herkent leverancier, bedragen, btw en regels, matcht ze met de inkooporder en zet de boeking klaar. In het begin keurt een boekhouder elke boeking goed. Wat lang foutloos gaat, kan naar steekproeven. Afwijkingen gaan altijd naar een mens, met de reden en de documenten erbij.
Boekt AI zelf in ons boekhoudpakket?
Alleen als jullie dat willen, en pas als het bewezen goed gaat. We beginnen met klaargezette boekingen die een bevoegde collega goedkeurt. Functiescheiding blijft staan, boven een drempelbedrag kijkt altijd een tweede persoon mee en elke stap wordt gelogd. Betalingen gaan nooit de deur uit zonder akkoord van een mens.
Met welke boekhoud- en ERP-pakketten werkt het?
Met Exact, AFAS, SAP, Microsoft Dynamics en andere pakketten met een API of export, plus mail in Microsoft 365 of Google Workspace en Excel. We bouwen meestal in n8n en waar nodig maatwerk. Voorwaarde is toegang met de juiste rechten, ingericht met jullie beheerder.
Wat vindt de accountant van AI in de administratie?
Leg het vooraf aan je accountant voor. Met een duidelijke audit trail, functiescheiding en drempels voor goedkeuring is de administratie vaak beter te controleren dan met overtypen, omdat elke stap wordt vastgelegd. We documenteren hoe de workflow werkt, zodat je accountant kan zien wat de AI doet en waar een mens beslist.
Hoe snel verdient AI in finance zich terug?
Dat hangt af van het volume. Een voorbeeld uit onze praktijk (anoniem): € 77.000 besparing tegenover € 28.000 aan bouwkosten, terugverdiend in zo'n 4,5 maand. Bij NinA AI beginnen we alleen als het hele partnership in het eerste jaar minstens twee keer de investering oplevert. Dat rekenen we vooraf uit in de AI Quick Scan, met jullie eigen getallen.
Wat kost AI voor finance bij NinA AI?
Je start met de AI Quick Scan van € 6.000. Bouwen gebeurt binnen het AI Partnership: pakket S kost € 4.500 per maand (30 uur), M € 7.500 (50 uur) en L € 12.000 (80 uur), minimaal twaalf maanden. Wat live staat, valt onder een onderhoudscontract vanaf € 245 per maand, inclusief AI-verbruik: Brons draait op jullie eigen servers, Zilver en Goud op ons platform in de EU. Alle bedragen exclusief btw.
Is onze financiële data veilig?
Financiële data blijft in de EU, op jullie eigen infrastructuur of op servers bij een Europese aanbieder. Azure OpenAI is mogelijk. De AI krijgt alleen toegang tot wat hij voor zijn taak nodig heeft en alles wordt gelogd. We werken volgens ISO 27001 en NEN 7510; de certificering is in voorbereiding. Code, data en documentatie zijn van jullie en gaan binnen 30 dagen mee als je stopt.
Verder lezen
- AI in operationsOrders en aanvragen naar het ERP, planningsvoorstellen en werkvoorbereiding.
- AI agentsDigitale collega's die plannen, uitvoeren en rapporteren, met een mens in de lus.
- AI PartnershipEen vast AI-team dat proces voor proces bouwt, meet en onderhoudt.
- Rapportages automatiseren met AIVan data tot verslag, met de cijfers uit de bron.
Meer tijd voor analyse, minder voor overtypen?
Plan een kennismaking. We kijken samen naar jullie facturen, systemen en rapportages, en waar AI het eerst tijd oplevert.
01
Kennismaking
Een kwartier, vrijblijvend. Waar loopt het werk vast en wat wil je bereiken?
02
AI Quick Scan
Eén dag bij jullie op locatie. Binnen een week een business case en een roadmap.
03
AI Partnership
Een vast team dat bouwt, traint en elke maand laat zien wat het oplevert.
160+ organisaties · Sessies gewaardeerd met een 9,3 · Vanuit Amsterdam