Prompten: zo schrijf je een goede prompt voor je werk

Een goede prompt heeft vijf bouwstenen: een rol, context, een taak, een voorbeeld en een vorm. Je hebt ze niet altijd alle vijf nodig. Maar mist er iets aan het antwoord, dan ligt dat bijna altijd aan een van deze vijf.

1. Rol: wie moet de AI zijn?

Geef de AI een rol die bij de taak past. 'Je bent een ervaren binnendienstmedewerker van een groothandel in installatiemateriaal.' Daarmee kiest het model een toon, een vakgebied en een niveau. Zonder rol krijg je de stem van een behulpzame, algemene assistent, en die klinkt zelden als jullie.

2. Context: wat moet de AI weten?

De bouwsteen die het vaakst wordt vergeten, en die het meeste verschil maakt. Voor wie is het? Wat is er gebeurd? Wat weet de lezer al? Wat is belangrijk voor jullie? 'De klant is een vaste afnemer, de levering is drie dagen te laat door een fout van onze vervoerder, en we willen hem graag houden.'

3. Taak: wat moet er gebeuren?

Eén duidelijke opdracht, met een werkwoord. Schrijf, vat samen, vergelijk, zet om, geef drie opties. Vraag je meer dan één ding, zet ze dan onder elkaar, in de volgorde waarin je ze wilt.

4. Voorbeeld: hoe ziet goed eruit?

Een voorbeeld zegt meer dan tien bijvoeglijke naamwoorden. 'Vriendelijk maar zakelijk' kan alles betekenen. Plak een mail die je eerder schreef en goed vond, en zeg: in deze toon. Of geef de opbouw die je wilt. Haal er wel eerst de namen uit.

5. Vorm: hoe wil je het terug?

Lengte, opbouw en toon. 'Maximaal 120 woorden.' 'Een tabel met drie kolommen.' 'Eerst de conclusie, dan de details.' 'Spreek de klant aan met u.' Hoe concreter, hoe minder je achteraf herschrijft.

Alles bij elkaar

Je bent klantenservicemedewerker bij een groothandel in installatiemateriaal. Een vaste klant kreeg zijn levering drie dagen te laat, door een fout van onze vervoerder. Hij is geïrriteerd maar zakelijk, en we willen hem houden. Schrijf een antwoord op zijn mail (hieronder) waarin je excuses maakt, kort uitlegt wat er misging en de verzendkosten van zijn volgende order aanbiedt. Gebruik de toon van de voorbeeldmail hieronder. Maximaal 120 woorden, u-vorm, geen uitroeptekens.

Dat lijkt veel werk voor één mail. Het is een halve minuut typen. En het scheelt je drie rondes 'nee, korter', 'nee, minder overdreven' en 'nee, we geven geen korting'.

Het eerste antwoord is een eerste versie, geen eindproduct. De beste resultaten krijg je door in hetzelfde gesprek door te vragen: korter, formeler, een andere opening, drie varianten. Binnen één gesprek onthoudt de AI wat je eerder zei.

Vervolgvragen die bijna altijd werken:

• 'Maak het de helft korter.'
• 'Geef drie varianten van de openingszin.'
• 'Wat mist een lezer die dit voor het eerst ziet?'
• 'Schrijf het opnieuw, maar dan voor de directeur in plaats van de inkoper.'
• 'Wat zijn de zwakke punten van deze tekst?'

En de handigste van allemaal zet je aan het begin: 'Stel me eerst de vragen die je nodig hebt, voordat je begint.' Dan vraagt de AI zelf naar de context die je vergat. Ideaal als je niet goed weet waar je moet beginnen.

Wordt het gesprek lang en raakt het antwoord de draad kwijt? Begin dan een nieuw gesprek, met je opdracht en de beste versie tot nu toe. Dat werkt beter dan eindeloos bijsturen.

De meest gemaakte fout is te weinig context. Daarna komen: alles in één prompt willen, geen voorbeeld geven, het eerste antwoord meteen gebruiken en AI behandelen als bron van feiten. Het goede nieuws: je leert ze in een week af.

• Te kort. 'Schrijf een vacaturetekst.' De AI weet niet welke functie, welk bedrijf, welke toon en voor wie. Dus krijg je een vacature die bij elk bedrijf in Nederland past, en daarmee bij geen enkel.
• Alles tegelijk. Een rapport samenvatten, er een mail van maken, die vertalen en er nog een LinkedIn-post bij. Doe het in stappen, dan kun je per stap bijsturen.
• Geen voorbeeld. 'In onze huisstijl' zegt de AI niets als hij die huisstijl nooit heeft gezien.
• Het eerste antwoord gebruiken. Vraag door. Zie hierboven.
• AI gebruiken als feitenbron. Een taalmodel kan overtuigend een wetsartikel, cijfer of bron verzinnen. Gebruik AI om te schrijven, ordenen en samenvatten wat jij aanlevert, en check feiten altijd.
• Vragen naar wat hij niet kan weten. 'Wat is onze levertijd voor dit artikel?' Dat weet het model niet, tenzij jij het vertelt. Anders gokt het.
• Niet controleren wat naar buiten gaat. Jij bent verantwoordelijk voor wat je verstuurt, niet de AI.

Wachtwoorden, BSN-nummers, bankgegevens van personen en medische of andere gevoelige persoonsgegevens zet je nooit in een prompt. Klantgegevens en vertrouwelijke bedrijfsinformatie alleen in een zakelijk account met een verwerkersovereenkomst, volgens jullie afspraken, en liefst zonder namen.

Het grootste risico zit in de gratis versie en in privé-accounts. Daar heb je als organisatie geen afspraken over wat er met je gegevens gebeurt. Eén gewoonte voorkomt de meeste problemen: haal de namen eruit. 'Jan de Vries uit Utrecht klaagt over zijn levering van 12 maart' wordt 'Klant A klaagt over een late levering'. Het antwoord wordt er niet slechter van.

Kort samengevat:

• Altijd goed: openbare informatie, je eigen teksten zonder namen, algemene vragen.
• Alleen in de zakelijke tool, volgens de afspraken: interne documenten, klantmails, offertes en cijfers.
• Nooit: wachtwoorden en inloggegevens, BSN-nummers, bankgegevens van personen, medische en andere bijzondere persoonsgegevens.

Wat wel en niet mag, en hoe je dat met je team regelt, lees je in ChatGPT veilig gebruiken in je bedrijf (AVG).

Een goede prompt schrijf je één keer en gebruik je honderd keer. Bewaar de prompts die werken in een gedeeld document of een gedeelde map, per taak, met de stukken die je zelf invult tussen haken. Dat is een promptbibliotheek.

Zo begin je:

1. 01Kies per team de vijf taken die het vaakst terugkomen. Klantmails, offertes, notulen, rapportages.
2. 02Schrijf per taak één sterke prompt, met de vijf bouwstenen en een goed voorbeeld.
3. 03Test hem op echt werk van deze week. Werkt hij bij drie verschillende gevallen, dan mag hij de bibliotheek in.
4. 04Wijs een eigenaar aan. Iemand die nieuwe prompts toevoegt en oude opruimt.

Op onze freebies-pagina staan gratis prompts om mee te beginnen. Wil je dat het hele team het in één keer leert, op jullie eigen werk? Een workshop van een dagdeel bij jullie op locatie kost € 4.500, exclusief btw. Welke vormen van training er zijn, lees je op AI-training voor je team.

Plak je elke keer dezelfde uitleg, dezelfde bestanden en hetzelfde voorbeeld, dan is het tijd voor een eigen assistent. Haal je tientallen keren per week hetzelfde werk door de chat en typ je het resultaat met de hand over in een ander systeem, dan is het tijd voor een workflow.

Prompten levert persoonlijke winst op. Elke medewerker wordt een beetje sneller. Maar het werk zelf verandert niet: iemand opent de chat, plakt, leest, kopieert en plakt terug. Twee signalen dat je klaar bent voor de volgende stap:

• Je plakt steeds dezelfde context. De prijslijst, de huisstijl, drie voorbeeldoffertes. Zet die één keer in een custom GPT, Claude Project of Copilot-agent, dan hoeft niemand ze nog te plakken. Dat is bouwlaag 2, en je team kan het zelf. Lees een eigen AI-assistent maken.
• Je kopieert tussen systemen. De mail komt binnen, jij plakt hem in de chat en typt het antwoord over in het ERP. Dat kan een workflow automatisch, met een mens die controleert. Dat is bouwlaag 3, en die bouwen wij.

Welke chat-tool het best bij je team past, lees je in ChatGPT, Copilot of Claude?