Een eigen AI-assistent maken voor je team

Een assistent wacht tot jij iets vraagt en werkt alleen in het gesprek. Een workflow start zelf, bijvoorbeeld op een binnenkomende mail, en voert vaste stappen uit in je systemen. Een agent krijgt een doel en kiest zelf de stappen. Een assistent maakt je team zelf, workflows en agents laat je bouwen.

Op een rij:

• Assistent. Jij start het gesprek. Hij leest, schrijft en denkt mee, maar doet niets in je ERP of CRM. Jij kopieert het resultaat naar waar het moet.
• Workflow. Start op een gebeurtenis: een mail, een formulier, elke ochtend om acht uur. Haalt gegevens uit het ene systeem, laat AI het werk doen en zet het resultaat in het andere. Een mens controleert waar het hoort.
• Agent. Krijgt een doel in plaats van een route, kiest zelf welke systemen hij raadpleegt en legt het resultaat voor aan een mens.

Let op de woorden. In Microsoft Copilot heet een eigen assistent een agent. In onze indeling blijft het een assistent zolang jij het gesprek begint en hij niets in je systemen doet. Meer over het verschil lees je in wat is een AI agent?, en wat agents in de praktijk doen op AI-agents.

Kies de tool die je team al gebruikt, met een zakelijk account. Een assistent in een tool waar niemand ooit inlogt, wordt niet gebruikt. Werkt iedereen in ChatGPT, maak dan een custom GPT. Werkt je team in Claude, maak een Project. Leeft je organisatie in Microsoft 365, kijk dan naar een agent in Copilot.

In de basis doen ze hetzelfde: je geeft een naam, instructies en bestanden mee, en je deelt het resultaat met collega's. De verschillen zitten in de details, en die veranderen elke paar maanden.

• ChatGPT: custom GPT. Een assistent met eigen instructies en bestanden, die je kunt delen met collega's.
• Claude: Project. Een werkruimte met vaste instructies en documenten, waarin je je gesprekken voert. Met skills leer je Claude daarnaast een vaste werkwijze aan, zoals hoe jullie een offerte opbouwen.
• Microsoft Copilot: agent. Een assistent binnen Microsoft 365. Handig als de bestanden die hij nodig heeft al in SharePoint of OneDrive staan.

Of je een assistent kunt maken en delen, en met wie, hangt af van je abonnement en van wat je beheerder heeft aangezet. Kijk dat na voordat je begint. En gebruik geen privé-account: wat je in een assistent zet, is bedrijfskennis. Een vergelijking van de drie tools staat in ChatGPT, Copilot of Claude?

Kies één duidelijk doel, schrijf de instructies, voeg alleen de bestanden toe die hij echt nodig heeft, test met tien echte voorbeelden en deel hem met een eigenaar die hem bijhoudt. De eerste versie staat er in een middag. Goed wordt hij in de weken daarna, door hem te gebruiken en bij te schaven.

1. Kies één doel

Eén assistent, één taak. 'Een offerte opzetten voor de binnendienst' is een goed doel. 'Alles voor sales' niet. Hoe smaller het doel, hoe beter de antwoorden, en hoe makkelijker je ziet of hij goed werkt. Kies een taak die elke week terugkomt, en waarvoor nu iemand steeds dezelfde uitleg moet geven.

2. Schrijf de instructies

De instructies zijn de vaste prompt die bij elke vraag meegaat. Gebruik dezelfde bouwstenen als bij een goede prompt: rol, context, taak, voorbeeld en vorm. Schrijf ook op wat hij níet doet, en wat hij doet als hij het niet weet. Een opzet om over te nemen:

Je bent de offerte-assistent van [bedrijf]. Je helpt de binnendienst een offerte op te zetten uit een aanvraag van een klant. Gebruik alleen de prijzen uit 'Prijslijst 2026' en volg de opbouw van de voorbeeldoffertes. Verzin nooit prijzen, kortingen of levertijden. Staat iets niet in de bestanden, zet dan NAVRAGEN in de tekst. Vraag eerst naar wat er in de aanvraag ontbreekt. Schrijf in de u-vorm, zakelijk en kort.

3. Voeg kennisbestanden toe

Alleen wat hij echt nodig heeft. Voor een offerte-assistent: de actuele prijslijst, een paar goede offertes als voorbeeld en de algemene voorwaarden. Niet de hele map 'Sales'. Meer bestanden betekent niet betere antwoorden: oude versies en halve concepten zorgen juist voor fouten. Geef de bestanden duidelijke namen met een datum, zodat je ziet welke versie erin zit. En zet er niets in wat niet iedereen met toegang mag zien.

4. Test met echte voorbeelden

Pak tien aanvragen, mails of vragen van de afgelopen weken, haal de namen eruit en laat de assistent ze doen. Leg het resultaat naast wat jullie zelf maakten. Waar gaat het mis? Pas de instructies aan en test opnieuw. Test ook de randgevallen: een aanvraag voor iets wat jullie niet verkopen, een vraag waarvan het antwoord niet in de bestanden staat. Zegt hij dan eerlijk dat hij het niet weet? Mooi.

5. Deel hem en wijs een eigenaar aan

Deel de assistent met het team, met een korte uitleg: waarvoor is hij, waarvoor niet, en wie is de eigenaar? Die eigenaar houdt de bestanden actueel, verzamelt feedback en past de instructies aan. Zet in de agenda: elke maand een kwartier om te kijken of alles nog klopt.

Bijna altijd op een van deze drie: te veel in één assistent, verouderde bestanden en geen eigenaar. Je ziet ze niet in de eerste week, wel na drie maanden, als niemand hem meer gebruikt.

Te veel in één assistent

De 'sales-assistent' die offertes schrijft, LinkedIn-posts maakt, klantvragen beantwoordt en ook nog de weekplanning doet. De instructies worden een lap tekst vol tegenstrijdigheden, en hij doet alles een beetje. Maak liever drie kleine assistenten die elk één ding goed doen.

Verouderde bestanden

De prijslijst van vorig jaar zit er nog in. De nieuwe ook. De assistent kiest er een, of mengt ze. Een assistent is zo goed als zijn bestanden. Spreek af: wie de prijslijst aanpast, werkt ook de assistent bij.

Geen eigenaar

Iemand maakte hem enthousiast in een workshop, deelde hem met het team en ging over tot de orde van de dag. Een half jaar later weet niemand meer welke versie erin zit. Zonder eigenaar sterft elke assistent een stille dood.

En nog drie kleinere

• Niet getest. In de demo ziet hij er goed uit, maar bij de eerste echte aanvraag verzint hij een korting.
• Te veel assistenten. Twintig assistenten die op elkaar lijken, en niemand weet welke de goede is. Houd een lijstje bij met per assistent het doel en de eigenaar, net als het AI-register uit je AI-beleid.
• Gevoelige bestanden. Wie de assistent mag gebruiken, kan in principe alles vragen wat in de bestanden staat. Zet er dus niets in wat niet iedereen met toegang mag zien.

Zodra het werk niet meer in de chat past. Typ je het resultaat van de assistent steeds met de hand over in een ander systeem, komt het werk tientallen keren per dag langs, of is de kennis te groot of per gebruiker afgeschermd? Dan is een assistent niet meer genoeg, en heb je een workflow, een agent of een RAG-toepassing nodig.

Vijf signalen:

• Je kopieert tussen systemen. De aanvraag komt per mail, jij plakt hem in de assistent en typt de offerte over in het CRM. Een workflow doet dat in één keer, en jij controleert.
• Het volume is hoog. Tien offertes per week gaan prima via een assistent. Tweehonderd klantmails per dag niet.
• Het moet vanzelf starten. Een assistent wacht op jou. Moet het werk beginnen zodra de mail binnenkomt, dan heb je een workflow nodig.
• De kennis is groot of gevoelig. Honderden documenten, of rechten die per medewerker verschillen. Lees wat is RAG?
• Je wilt meten en terugzien. Wat ging erin, wat kwam eruit, wie keurde goed? Bij een assistent in de chat heb je daar weinig grip op.

In de APO-methode zijn dat bouwlaag 3, workflows met n8n, en bouwlaag 4, maatwerk zoals agents en RAG. Die bouwen wij, binnen het AI Partnership, vanaf € 4.500 per maand, exclusief btw. Wat agents in de praktijk doen, lees je op AI-agents.

Een goede assistent is daarbij nooit weggegooid werk. De instructies, voorbeelden en testgevallen die je ervoor maakte, zijn precies wat nodig is om later een workflow of agent te bouwen. Wil je je team eerst leren zelf assistenten te maken? Dat doen we in een workshop op jullie eigen werk.