AI voor inkoop: minder najagen, meer grip op leveranciers

AI kan voor inkoop orderbevestigingen naast de inkooporder leggen en afwijkingen in prijs, aantal en levertijd signaleren, leverdata en vertragingen uit mails bijhouden, leveranciers- en productdata uit pdf's en mails klaarzetten in het ERP, offertes vergelijken, voorraadsignalen bundelen en conceptmails aan leveranciers schrijven. Een mens beslist over alles waar geld of een afspraak aan vastzit. Bij EasyToys, waar AI de productinformatie van leveranciers uitleest en in zes talen klaarzet in het ERP, scheelt dat 132 uur en € 6.600 per maand.

Ja. AI leest de orderbevestiging uit de mail of pdf, legt hem naast de inkooporder in het ERP en vergelijkt per regel de prijs, het aantal en de leverdatum. Wat klopt, staat klaar om te verwerken. Wat afwijkt, komt in een werklijst met het verschil en een conceptmail aan de leverancier. De inkoper keurt goed en verstuurt. Bevestigingen die niet binnenkomen, staan op een lijst om na te jagen.

In het begin gaat elke mail als concept naar de inkoper. Die leest, past aan en verstuurt. Een eenvoudige herinnering om een bevestiging te sturen kan later automatisch, als jullie dat willen. Alles waar geld of een afspraak aan vastzit, zoals een andere prijs accepteren of een order wijzigen, blijft bij de inkoper. Elke stap wordt gelogd.

Ja, met een techniek die RAG heet. AI zoekt in jullie eigen contracten, raamafspraken en voorwaarden en geeft antwoord met de bron erbij, bijvoorbeeld op de vraag wat je met een leverancier hebt afgesproken over de levertijd. De inkoper ziet direct waar het staat en kan het controleren. AI zoekt alleen in de documenten waar hij toegang toe heeft.

Met ERP's zoals Exact, AFAS, SAP en Microsoft Dynamics, en met andere pakketten die een API of export hebben. Daarnaast met mail in Microsoft 365 of Google Workspace en met Excel. We bouwen meestal in n8n en waar nodig maatwerk. Voorwaarde is toegang met de juiste rechten, ingericht met jullie beheerder. Meer daarover lees je in AI koppelen aan je systemen.

Met één taak die veel volume heeft, een vaste vorm en een duidelijk goed of fout. In inkoop is dat vaak het checken van orderbevestigingen. Welke processen zich daarnaast lenen, lees je in welke processen kun je automatiseren. In de AI Quick Scan zetten we alle kansen op een rij, met een business case per kans.

Dat hangt af van jullie volumes. Daarom rekenen we met de APO-methode: per processtap drie getallen, namelijk de duur, het aantal mensen en de frequentie. Een rekenvoorbeeld, geen klantcijfer: het afhandelen van afwijkende orderbevestigingen kost 40 minuten, met 2 mensen, 80 keer per maand. Dat is 1.280 uur per jaar, en bij € 45 per uur € 57.600. Daarna kijken we welk deel AI daarvan kan overnemen. Hoe je zo'n business case opbouwt, lees je in de kennisbank.

Je start met de AI Quick Scan van € 6.000: één dag op locatie, en binnen een week een nulmeting op zeven punten, een business case per kans, een roadmap en een pakketadvies. Bouwen gebeurt binnen het AI Partnership: pakket S kost € 4.500 per maand (30 uur, ongeveer één proces tegelijk), M € 7.500 (50 uur, ongeveer twee processen) en L € 12.000 (80 uur, ongeveer vier processen). Dat is € 150 per uur. De looptijd is minimaal twaalf maanden, daarna met twee maanden opzegtermijn. We beginnen alleen als het partnership in het eerste jaar minimaal twee keer terugverdient. Alle bedragen exclusief btw. Meer op kosten.

Nee. AI voor inkopers is een assistent, geen vervanger. AI neemt het lezen, checken en najagen over en zet een voorstel klaar. De inkoper beslist over prijzen, leveranciers en wat er besteld wordt, en houdt tijd over voor leveranciersrelaties, onderhandelen en de inkoopstrategie.